Manager Operations & Automation (m/w/d)

Deine Rolle

Mittelstandsberatung ist ein operatives Geschäft. Jede Buchung, jede Lohnabrechnung, jede Steuererklärung folgt einem Prozess — und die Qualität dieser Prozesse bestimmt, ob ein Beratungsunternehmen mit fünfzig Mitarbeitern trägt oder mit fünfhundert. Die meisten Einheiten in unserer Branche haben diese Prozesse nie systematisch hinterfragt. Sie funktionieren, weil erfahrene Menschen Workarounds kennen — nicht weil die Abläufe durchdacht sind. Vogel ist eine der erfolgreichsten mittelständischen Beratungsgesellschaften in Deutschland — mehrere Tausend mittelständische Unternehmen vertrauen uns ihre Steuer-, kaufmännischen und strategischen Themen an. Etablierte Mandanten, lange Erfahrung, starke Wachstumsbasis — und gleichzeitig ein Setup, das jeden Tag nach vorne geht.

Du baust seit zwei bis fünf Jahren Workflows und Automatisierungen für interne Operatoren — in einer Workflow-Beratung, einer Automatisierungs-Agentur, als Internal Platform Engineer in einem Scaleup oder als Forward Deployed Engineer (intern). Du hast mindestens fünf produktive Workflows live geschickt, die heute Stunden am Tag sparen — gemessen, dokumentiert, geowned. n8n, Make oder Claude Code sind dir hands-on vertraut, Python oder JavaScript auf Skript-Niveau gehören zu deinem Werkzeug, mindestens einen LLM-API hast du in Production verbaut. Du wechselst, weil dir die Phase, in der du Workflows für ein Tech-Produkt baust, zu eng geworden ist — du willst denselben Hebel jetzt in einer Branche anwenden, in der jede Stunde Automatisierung direkten Mandantennutzen trägt. Bei Vogel berichtest du direkt an die Geschäftsführung — Joachim und Moritz Vogel als sichtbare Personen, mit namentlicher Verantwortung — weil die Operations-Schicht hier neu aufgebaut wird. Strukturen, die tragen — etablierte Mandanten, lange Erfahrung, starke Wachstumsbasis — und gleichzeitig ein Setup, das jeden Tag nach vorne geht. Kein Konzern-Korsett. Kein Greenfield ohne Boden.

Du bist Hands-on Builder mit Aufbau-Verantwortung: rund 80 bis 90 Prozent deiner Zeit baust du selbst — Workflows, Integrationen, kleine interne Tools für die Vogel-Operatoren (Steuerberaterinnen, Steuerfachangestellte, Lohnbuchhalter, künftig auch Berater in Finance und Advisory). Die übrigen 10 bis 20 Prozent baust du das Team auf: zwei bis drei Associates Operations & Automation, die mit dir gemeinsam liefern. Du sprichst nicht direkt mit Mandanten — deine Nutzer sitzen intern. Du übernimmst die operative Exzellenz des Kerngeschäfts von Tag eins, in Rechnungswesen, Lohnbuchführung und Advisory. Die natürliche Entwicklung führt nach vierundzwanzig bis sechsunddreißig Monaten in eine Senior Manager Operations & Automation-Rolle (Management-Karriere) mit Ownership über Prozessstandards, Automatisierung und operative Integration über alle Standorte.

Deine Verantwortung

Workflows bauen und in Production halten

• Identifiziere die operativen Engpässe in den Vogel-Kernprozessen (Rechnungswesen, Lohnbuchführung, Advisory) über alle Standorte hinweg. Wo wartet ein Mensch auf einen anderen Menschen, wo erfasst jemand Daten doppelt, wo bricht der Prozess unter Stress?

• Baue selbst in n8n, Make oder Claude Code die Workflows, die diese Engpässe wegnehmen. Dein Maßstab: produktiv laufend mit Error-Handling, Retry-Logik und Monitoring, nicht Konzept im Slide-Deck.

• Etabliere Production-Disziplin von Tag eins: Test-Mandant vor Live-Mandant, versionierte Workflows, dokumentierte Verträge gegen DATEV, Personio und die Vogel-internen Systeme. Beim siebten Workflow darf nichts mehr schweigend brechen.

Team-Aufbau

• Stelle zwei bis drei Associates Operations & Automation selbst ein und arbeite Hand in Hand mit ihnen. Du übernimmst Sichtung, Interview, Conviction-Empfehlung — Power-User-Profile mit Builder-Spuren, nicht reine BWLer mit Digitalisierungs-Interesse.

• Du übernimmst die disziplinarische Verantwortung für deine Associates in Abstimmung mit der Geschäftsführung — Performance-Bewertungen, Eskalations-Entscheidungen, Hiring-Mitarbeit.

• Etabliere die Operations-Routinen — Wochenrhythmus, Standards der Workflow-Dokumentation, Tool-Konventionen — die später auf alle Standorte ausgerollt werden.

Tool-Architektur und Akquisitions-Integration

• Entscheide den Tool-Stack für das operative Kerngeschäft — n8n vs. Make, Custom-Code-Anteile, DATEV-Schnittstellen, eigene Integrations-Schicht. Dabei arbeitest du auch mit externen Dienstleistern im Tech-Bereich zusammen.

• Entwickle Integrations-Playbooks für die operative Eingliederung akquirierter Einheiten bei künftigen Akquisitionen. Jede Akquisition ist ein Stresstest für deine Workflows — neue Standorte arbeiten innerhalb von Wochen nach den Vogel-Patterns.

• Koordiniere mit Corporate Development, damit die im Business Case definierten operativen Synergien aus jeder Akquisition tatsächlich realisiert werden.

Deine Perspektiven

Was du nach 6 Monaten geliefert hast:

• Du hast die zehn größten operativen Engpässe in Rechnungswesen, Lohnbuchführung und Advisory kartiert. Drei davon sind durch produktive Workflows bereits aufgelöst — mit Error-Handling, Monitoring, Mandantennutzen.

• Du hast den ersten Associate Operations & Automation eingestellt — Sichtung, Interview, Conviction-Empfehlung, Onboarding.

• Du hast eine erste Tool-Stack-Architektur-Entscheidung getroffen (n8n vs. Make, DATEV-Integrations-Schicht, LLM-API-Setup) und schriftlich dokumentiert.

Was du nach 12 Monaten geliefert hast:

• Du hast deine Operations-Schicht mit zwei bis drei Associates aufgebaut. Du führst sie fachlich und disziplinarisch in Abstimmung mit der Geschäftsführung, hast eigene Quartals-Feedback-Gespräche durchlaufen.

• Du hast mindestens zehn produktiv laufende Workflows mit messbarer Stunden-Ersparnis pro Mandantenbeziehung — in den Quartalsberichten sichtbar.

• Du hast das Integrations-Playbook für mindestens eine Akquisition durchlaufen — operative Eingliederung neuer Mandate, Tool-Migration, Workflow-Anpassung.

Was du nach 24 Monaten geliefert hast:

• Deine Operations-Schicht trägt nachweisbar das Wachstum — Mandatszahl und Komplexität sind gestiegen, die Personalkurve ist flacher. Konkrete Auswirkung im Konzernreporting belegbar.

• Du bist Eskalations-Endpunkt für operative Standardfälle und Architektur-Entscheidungen über alle Standorte. Die Workflows aus deinem Bereich sind die Vorlage für die anderen Standorte.

• Du bist Kandidat für Senior Manager Operations & Automation — durch eigenständig aufgebaute Operations-Schicht und nachweisbare Skaleneffekte, nicht durch Berufsjahre.

Wohin sich die Stelle entwickelt:

Der nächste Schritt ist Senior Manager Operations & Automation (Management-Karriere) — das setzt allerdings eine eigenständig aufgebaute Operations-Schicht und nachweisbare Skaleneffekte voraus, nicht nur zusätzliche Berufsjahre. Über die Senior-Manager-Stufe öffnet sich der Director- und perspektivisch VP-Pfad entlang unseres Karriere-Frameworks.

Das bringst du mit

Erfahrung & Track Record

• Du hast zwei bis fünf Jahre Vollzeit hands-on Workflow- und Automatisierungs-Bau gemacht — in einer Workflow-Beratung oder Automatisierungs-Agentur, bei einem B2B-Scaleup als Internal Platform Engineer oder Internal-Tools-Lead, als Forward Deployed Engineer (intern) oder als Senior RevOps mit nachweisbarem eigenem Tool-Track.

• Du hast mindestens fünf produktive Workflows live geschickt, die heute Stunden am Tag sparen. Beleg: Loom-Walkthrough oder konkrete Implementierungs-Referenzen im CV.

• Du hast schon einmal ein Team von zwei bis drei Junior Buildern fachlich angeleitet — Workflow-Review und Coaching reicht, formelles People-Management ist nicht Voraussetzung.

• Profile, die nicht in das obige Raster passen, aber substanzielle Workflow-/Automatisierungs-Tiefe mitbringen, sind ausdrücklich eingeladen — wir bewerten am Beitrag, nicht am Etikett. Die ausgeschriebene Range kalibriert auf das Primärprofil. Wer einen anderen Hintergrund mitbringt, startet zu einem anderen Marktpreis und konvergiert nach zwölf Monaten bewährter Leistung auf das Rollen-Niveau — die Logik dahinter steht in unseren Vergütungsgrundsätzen.

Skills & Arbeitsweise

• Tool-Fluency: hands-on in mindestens zwei aus n8n, Make, Zapier, Claude Code, dazu Python oder JavaScript auf Skript-Niveau für API-Calls und Datentransformationen, SQL solide, REST-APIs lesen und schreiben.

• LLM-Integration: mindestens einen LLM-API (OpenAI, Anthropic, Mistral) in Production verbaut — mit Prompt-Hygiene, Retry-Logik, Cost-Awareness.

• Du arbeitest mit KI als selbstverständlichem Werkzeug — für Prozessanalyse, Drafting, Code-Generation, Mustererkennung in operativen Daten. Repetitive Aufgaben sind dir ein Reiz zur Automatisierung, kein Schicksal.

• Du zerlegst Prozesse aus dem Bauchgefühl: Wo sind die drei dummen Schritte, welche zwei lassen sich kollabieren, was bleibt? Das ist Denkweise, nicht erlernter Skill.

• Du kannst dich schnell in operative Domänen einarbeiten, die dir bisher fremd sind — Steuerberatung, Lohnbuchführung, DATEV. Du musst das nicht kennen, aber die Prozesslogik wirst du innerhalb weniger Wochen durchdringen.

• Du kommunizierst so, dass langjährige Vogel-Operatoren dir vertrauen — du veränderst die Arbeitsweise von Menschen, die ihren Job seit zwanzig Jahren machen, ohne sie zu beleidigen oder zu überfahren.

Mindset & Persönlichkeit

• Du hast den Anspruch, in allem, was du ablieferst, den höchsten Standard zu setzen — nicht weil jemand es kontrolliert, sondern weil Mittelmaß dich persönlich stört.

• Du hast Builder-Identität, nicht Berater-Identität — du misst dich am laufenden Workflow, nicht am Konzept-Slide. Wer im Interview als Beleg eine PowerPoint zeigt statt einen Loom mit lauffähigem Tool, sitzt am falschen Tisch.

• Du bist komfortabel mit Ambiguität — du bekommst „die Buchhaltung ist langsam, mach sie schneller" und brauchst kein Projektbrief.

• Du bringst die Demut mit, von Praktikern zu lernen. Die Steuerberaterin mit zwanzig Jahren Erfahrung weiß Dinge über ihren Prozess, die in keinem Diagramm stehen.

• Vogel ist hierarchisch in der Entscheidung, flach in der Kommunikation, autonom in der Ausführung. Leistung wird gefeiert, nicht versteckt — wer vorankommen will, weil er gut ist, findet hier den Raum dafür, ohne politische Tarnung und ohne Konsens-Theater.

Was du bei uns nicht finden wirst

• Keine Strategieberatungs-Stelle in Verkleidung. Wenn dein letzter Job MBB war und du PowerPoints schreibst, die andere umsetzen sollen, ist das hier der falsche Tisch. Wir bauen, wir delegieren nicht.

• Kein Kundenkontakt. Deine Nutzer sind intern (Steuerberater, Steuerfachangestellte, Lohnbuchhalter). Mandanten sprechen mit den Domain-Profis, nicht mit Operations & Automation.

• Kein Greenfield-Plattform-Bau in einem leeren Raum. Vogel hat über hundert Mitarbeiter, etablierte Mandanten, DATEV läuft. Was du baust, muss neben dem laufenden Betrieb funktionieren — nicht in einer Sandbox.

• Keine Partnergesellschaft mit konkurrierenden Eigeninteressen. Wir sind ein Unternehmen mit One-Firm-Logik — eine Marke, eine Kultur, eine Hiring-Bar. Kein Management-by-Committee, kein Konsens als Selbstzweck.

• Kein Ausstieg aus dem Bauen in eine reine Manager-Rolle. Du baust selbst — mit 80 bis 90 Prozent deiner Zeit. Wer reine People-Management-Karriere sucht, sucht eine andere Stelle.

FAQs

Wie sind die Gehaltsranges zu verstehen?

Bewusst breit. Wir differenzieren nach Track Record und Marktwert, nicht nach Abschluss. Knappere und gefragtere Profile liegen am oberen Ende, weniger knappe und im Markt weniger gefragte Profile am unteren Ende. Bei der Kalibrierung schauen wir ausschließlich auf den Markt — Menschen mit ähnlicher Berufserfahrung können bei uns sehr unterschiedliche Gehälter haben. Mehr zur Logik im Detail sowie unseren Blick auf den Markt findest du hier.

Wie viel wird bei Arrakis gearbeitet?

Ergebnisse stehen im Vordergrund. Jede investierte Stunde muss auf das Ergebnis einzahlen. Dabei glauben wir mit der Exzellenz in der Arbeit ist es wie im Sport: ohne Trainingsvolumen keine Spitzenklasse.

Wie du deine Stunden verteilst, ist deine Sache. Was alle gemeinsam haben: Präsenz im Münchner Office. Das ist die Zeit für synchrone Arbeit — Sparring, Entscheidungen, spontane Rückfragen. Den Rest gestaltest du nach deinem Rhythmus.

Was wir nicht haben: Anwesenheitspflicht bis 22 Uhr, um jemanden zu beeindrucken. Was wir haben: ein Team, das aus eigenem Antrieb intensiv arbeitet, weil die Aufgaben es wert sind.

Mehr dazu, wie wir über Leistung und Input denken.

Wie ist die variable Vergütung zu verstehen?

Quartalsweise an Leistung gekoppelt, qualitativ bewertet. Die Skala steigt mit dem Level: bis 20 % Associate, 27,5 % Manager, 35 % Senior Manager, 42,5 % Director, 50 % VP. Erwartungswert bei guter Leistung — du erfüllst die Anforderungen, setzt eigene Akzente, bestehst den Keeper Test — liegt bei rund 50 % des Maximums. Maximalbonus ist nicht der Normalfall.

Im Fokus steht eine ganzheitliche Beurteilung durch deine Führungskraft, die den Kontext deiner Arbeit kennt: Ownership, Qualität, Lernkurve, Zusammenarbeit, Impact.

Mehr dazu, wie wir über Vergütung und Boni denken.

Wie sieht der Bewerbungsprozess aus?

• Phase 0 — Pre-Screen-Aufgabe. Endprodukt-Artefakt, 60–90 Minuten Aufwand.

• Phase 1 — Erstinterview. 45 Minuten, Person, Cognition, Motivation. Im Anschluss eine Case-Study-Aufgabe.

• Phase 2 — Zweitinterview fachlich. 75 Minuten mit Hiring Manager und CEO Office. Im Anschluss ein Essay-Prompt (~120 Minuten Aufwand).

• Phase 3 (nur bei Festeinstieg) — Persönliches Treffen. Team-Einblick, gemeinsames Essen.

Nach Phase 3 melden wir uns innerhalb weniger Tage mit einer klaren Entscheidung — inklusive detailliertem Feedback, unabhängig vom Ausgang.

Wie sind die sonstigen Rahmenbedingungen?

Arbeitsort. Office First in München. Q4 2026 Shared Office, danach voraussichtlich eigene Räume. Warum wir auf Präsenz setzen.

Benefits. Wir legen sie gemeinsam als Team fest — nicht top-down nach Katalog. Was feststeht: attraktiv und durchdacht, nicht symbolisch.

Team & Kultur. Tägliches gemeinsames Mittag- und Abendessen im Office. Regelmäßige Social Events und Offsites — nicht als Pflichtprogramm, sondern weil ein Team, das gemeinsam an ambitionierten Zielen arbeitet, auch abseits der Arbeit Zeit zusammen verbringt.

Urlaub. 28 Tage.

Was wenn ich jemanden kenne?

Schreib uns. Wir zahlen 2.500 EUR Empfehlungsbonus für jede erfolgreich besetzte Stelle (keine Praktika). Kurzer Kontext reicht: an wen du denkst, für welche Rolle, und warum. Die Empfehlung muss nicht perfekt sitzen, aber substanziell sein — wir folgen jeder ernsthaften Spur.