Projektassistenz Produktion (m/w/d)

Du liebst Organisation, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest Teil spannender Festivals und Events sein? Dann werde Teil unseres Teams!

Als Projektassistenz Produktion (m/w/d) unterstützt Du die Projektleitung Produktion bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Mit Deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – sowohl im Büro als auch direkt vor Ort auf Events.

Projektorganisation & Koordination

• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Pflege von Projekt- und Ablaufplänen
• Terminplanung und Koordination
• Vorbereitung von Projektunterlagen, Briefings und Ablaufdokumentationen
• Nachverfolgung von Deadlines und offenen Aufgaben

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Ansprechpartner für Lieferanten und Dienstleister
• Koordination verschiedener Gewerke wie Technik oder Logistik in Abstimmung mit der Projektleitung
• Protokollführung bei Meetings
• Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen Beteiligten

Administrative Aufgaben

• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Rechnungsprüfung und Ablage
• Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten
• Nutzung und Pflege interner Tools und Systeme
• Unterstützung bei der Optimierung reibungsloser Prozesse

Operative Unterstützung bei Veranstaltungen

• Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie während der Durchführung von Events
• Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern vor Ort
• Ansprechpartner für kurzfristige Änderungen und spontane Herausforderungen
• Unterstützung bei Ablaufregie und Produktionskoordination
• Kontrolle von Checklisten und Gewerken

Nachbereitung & Dokumentation

• Sammlung und Aufbereitung von Feedback
• Dokumentation von Abläufen und Projekten
• Unterstützung bei Abrechnungen und Projektabschlüssen
• Erstellung von Reportings

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich
• Interesse an Veranstaltungen, Festivals und Live-Produktionen

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen
• Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein
• Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events, wie die Nature One
• Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken
• Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen
• Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt
• Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen
• Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien
• Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot
• Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits