OFFICE MANAGER

Mission principale

Assurer la gestion technique et opérationnelle des installations du site (bâtiment, équipements, infrastructures), garantir leur bon fonctionnement, coordonner les prestataires techniques et veiller à la sécurité, au confort et à la continuité d’activité.

Responsabilités principales

Gestion technique des installations

• Assurer le suivi et le bon fonctionnement des installations :
  • Électricité
  • Climatisation
  • Plomberie
• Identifier les dysfonctionnements et piloter les interventions correctives
• Mettre en place et suivre les plans de maintenance préventive et curative

Coordination des prestataires techniques

• Piloter les prestataires (maintenance, climatisation, électricité, sécurité incendie, etc.)
• Planifier et superviser les interventions sur site
• Contrôler la qualité des prestations réalisées
• Négocier et suivre les contrats (SLA, délais, coûts)
• Veiller au respect des normes de sécurité lors des interventions

Supervision terrain et rondes

• Réaliser des rondes régulières sur site afin de :
  • Vérifier l’état des installations et équipements
  • Identifier les anomalies ou risques potentiels
  • S’assurer du respect des règles HSE (Hygiène, Sécurité, Environnement)
• Mettre en place des checklists de contrôle
• Assurer un reporting régulier des incidents et des actions correctives

Sécurité et conformité

• Veiller à la conformité réglementaire des installations (électricité, sécurité incendie, etc.)
• Suivre les contrôles obligatoires (extincteurs, alarmes, ascenseurs, etc.)
• Participer à la gestion des situations d’urgence
• Mettre à jour les registres de sécurité

Gestion des accès et sûreté

• Gérer le système de contrôle d’accès (badges, droits d’accès, zones sécurisées)
• Créer, attribuer, modifier et désactiver les badges collaborateurs et visiteurs
• Tenir à jour la base des accès et assurer sa fiabilité
• Coordonner avec les équipes sécurité et IT pour garantir la conformité des accès
• Veiller au respect des procédures de sûreté sur site

Gestion et pilotage

• Suivre le budget des services généraux techniques
• Analyser les coûts de maintenance et proposer des optimisations
• Mettre en place des indicateurs de performance (taux de panne, délais d’intervention, etc.)
• Assurer un reporting régulier à la direction

Support logistique et environnement de travail

• Garantir un environnement de travail fonctionnel et sécurisé
• Gérer les équipements techniques (bureaux, salles, installations communes)

Participer aux projets d’aménagement ou de rénovation

Formation

Bac+5 en maintenance, génie électrique, génie climatique ou équivalent

Expérience

3 à 7 ans dans un poste similaire (facility management, services généraux techniques, maintenance)

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des systèmes :
  • Électricité basse tension
  • Climatisation
  • Maintenance multi-technique
• Connaissance des systèmes de contrôle d’accès (badges, sécurité des accès)
• Connaissance des normes de sécurité (HSE)
• Expérience en gestion de prestataires techniques
• Lecture de plans techniques (souhaitée)

Compétences comportementales

• Forte présence terrain
• Réactivité et sens de l’anticipation
• Rigueur et sens du détail
• Capacité à gérer les urgences
• Sens de la confidentialité et de la sécurité
• Bon relationnel avec les prestataires et les équipes internes

Langues

• Français : courant
• Anglais : niveau technique (souhaité)