Assistant.e administratif.ve bilingue anglais en CDD 6 mois à IMT Nord Europe

Direction / Service : Direction des Programmes

Responsable hiérarchique : Responsable du pôle Executive Education

Catégorie : Agent de catégorie B ou contractuel du cadre de gestion de catégorie III

Nature du poste : CDD temps plein

Lieu de travail : Villeneuve d’Ascq ou Douai avec de possibles déplacements entre campus

CONTEXTE

Ecole sous tutelle du ministère en charge de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, et école de l’Institut Mines Télécom, IMT Nord Europe a 3 missions principales : former des ingénieurs responsables aptes à résoudre les grandes problématiques du XXIème siècle ; mener des recherches débouchant sur des innovations à haute valeur ajoutée ; soutenir le développement des territoires notamment en facilitant l’innovation et les créations d’entreprises. Son objectif est de former les ingénieurs de demain, maîtrisant à la fois les technologies numériques et les savoir-faire industriels. Idéalement située au carrefour de l’Europe, à 1 heure de Paris, 30 minutes de Bruxelles et 1H30 de Londres, IMT Nord Europe a l’ambition de devenir un acteur majeur des grandes transformations industrielles, numériques et environnementales du XXIème siècle en combinant, tant dans ses enseignements et que dans sa recherche, les sciences de l’ingénieur et les technologies du digital.

Localisée sur 2 sites principaux d’enseignement et de recherche, à Lille et à Douai, IMT Nord Europe s’appuie sur plus de 20000m² de laboratoire pour développer un enseignement de haut niveau et une recherche d’excellence dans les domaines suivants :

·         Systèmes Numériques

·         Energie Environnement

·         Matériaux et Procédés

Pour plus de détails, consulter le site internet de l’Ecole : www.imt-nord-europe.fr

MISSIONS

Le poste à pourvoir est rattaché au pôle EXED, au sein de la Direction des Programmes de l’école. Ce pôle rassemble des activités diverses : programmes diplômants ou certifiants (Mastères spécialisées, Masters of Science), formation professionnelle et continue.

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle EXED, l’assistant.e administratif.ve assure un soutien administratif, logistique et relationnel aux activités du pôle, en interface avec les candidats internationaux, étudiants, responsables pédagogiques, et partenaires externes. Le poste requiert une maîtrise parfaite de l’anglais et du français pour faciliter la communication et la coordination dans un environnement multiculturel.

ACTIVITES CLES

Accompagnement des étudiants internationaux

•          Accompagnement dans les démarches administratives (inscription, visas, etc.).

•          Gestion des interfaces entre les étudiants et les responsables pédagogiques, le corps enseignant, les autres services de l’école : scolarité, stage, Maison des Elèves, DRIPA.

Gestion administrative :

•          Traitement des candidatures internationales (vérification des dossiers, adéquation aux prérequis, gestion des frais de dossiers).

•          Organisation des entretiens et/ou jurys de sélection (logistique, comptes-rendus, communication des convocation et résultats).

•          Gestion des contrats de formation et versement des frais de scolarité (en lien avec l’agence comptable.

•          Suivi des réservations d’hébergement à la maison des élèves, avec la Direction des moyens généraux

•          Création et suivi des dossiers étudiants dans ISIS (Openportal).

Communication

•          Accueil physique/téléphonique des interlocuteurs (candidats, étudiants, partenaires).

•          Gestion de la boîte mails dédiée [email protected]e et identification des mails qui doivent être gérer par d’autres personnes.

•          Rédaction en anglais de documents (e-mails, courriers, présentations, supports de promotion).

•          Veille pour identifier les mises à jour à effectuer sur les sites de référencement internationaux.

Logistique

•          Préparation des salons physiques/virtuels (réservation de stands, webinaires, documents promotionnels).

•          Gestion des devis, demandes d’achats, factures, et contrats en anglais.

•          Organisation des commissions de suivi pédagogique (compte-rendu, coordination avec les responsables pédagogiques, la scolarité et les procédures qualité).