Specjalista (-tka) ds. Administracji Projektowej

Specjalista ds. Administracji Projektowej odpowiada za zapewnienie sprawnego, uporządkowanego i zgodnego z obowiązującymi procedurami funkcjonowania zaplecza administracyjnego projektów infrastrukturalnych realizowanych w ramach kontraktów finansowanych ze środków publicznych i międzynarodowych (w tym Banku Światowego).
Stanowisko wspiera zespoły projektowe w realizacji projektów, dbając o prawidłowy obieg dokumentów, prowadzenie rejestrów, wsparcie procesów raportowych i finansowo-administracyjnych oraz organizację pracy biura projektowego. Rola zakłada ścisłą współpracę z zespołami projektowymi, Klientem, instytucjami zewnętrznymi oraz działami wewnętrznymi organizacji.

Zakres odpowiedzialności

• Administracja projektowa i zarządzanie dokumentacją – prowadzenie i aktualizacja rejestrów korespondencji oraz dokumentów projektowych i kontraktowych, zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów pomiędzy zespołem projektowym, Klientem oraz instytucjami zewnętrznymi.

• Obieg dokumentów i archiwizacja – archiwizacja dokumentacji projektowej (papierowej i elektronicznej), kompletowanie, drukowanie, scalanie i porządkowanie dokumentów zgodnie z wymaganiami projektowymi i proceduralnymi.

• Wsparcie administracyjne zespołów projektowych – bieżące wsparcie administracyjne, organizacja spotkań projektowych, przygotowywanie notatek, zestawień oraz materiałów administracyjnych.

• Raportowanie i wsparcie finansowo-administracyjne – prowadzenie rejestrów faktur i dokumentów finansowych, przygotowywanie załączników do raportów okresowych, tworzenie zestawień wydatków oraz wsparcie procesów rozliczeniowych projektów.

• Organizacja pracy biura, zakupy i flota – zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura projektowego, realizacja zamówień biurowych i projektowych, aktualizacja inwentaryzacji sprzętu oraz obsługa floty samochodowej (rejestry przebiegu, serwisy, przeglądy techniczne).

• Wsparcie komunikacji i działań informacyjnych – wsparcie organizacyjne konsultacji społecznych i spotkań informacyjnych, dystrybucja materiałów informacyjnych, wizyty terenowe związane z obsługą projektów.

• Standardy, procedury i zgodność – realizacja zadań zgodnie z wewnętrznymi procedurami, standardami organizacyjnymi oraz wymaganiami formalnymi i kontraktowymi.

Wykształcenie

• wyższe (administracja, zarządzanie, ekonomia lub kierunki pokrewne)

Kompetencje

• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność pracy wielozadaniowej

• Dokładność, skrupulatność i odpowiedzialność

• Umiejętność pracy z dużą ilością dokumentów i terminów

• Komunikatywność i umiejętność współpracy zespołowej

• Dobra znajomość pakietu MS Office

• Mile widziana znajomość języka angielskiego umożliwiająca pracę z dokumentacją projektową

Doświadczenie

• Doświadczenie na stanowisku administracyjnym lub biurowym

• Doświadczenie w pracy z dokumentacją, rejestrami i korespondencją

• Mile widziane doświadczenie w środowisku projektowym lub korporacyjnym

• Dodatkowym atutem będzie udział w projektach finansowanych ze środków publicznych lub międzynarodowych

O firmie AECOM

AECOM to zaufana na całym świecie firma konsultingowa zajmująca się infrastrukturą, świadcząca profesjonalne usługi w całym cyklu życia projektu – od doradztwa, planowania, projektowania i inżynierii po zarządzanie programami i budową. W przypadku projektów związanych z transportem, budynkami, wodą, nową energią i środowiskiem, nasi klienci z sektora publicznego i prywatnego ufają nam w kwestii rozwiązania ich najbardziej złożonych wyzwań. Nasze zespoły kierują się wspólnym celem, jakim jest tworzenie lepszego świata dzięki naszej niezrównanej wiedzy technicznej i cyfrowej, kulturze równości, różnorodności i integracji oraz zaangażowaniu w realizację priorytetów środowiskowych, społecznych i związanych z ładem korporacyjnym. AECOM jest firmą z listy Fortune 500, a jej działalność w zakresie usług profesjonalnych osiągnęła przychody w wysokości 16,1 miliarda dolarów w roku podatkowym 2025. Zobacz, w jaki sposób dostarczamy zrównoważone dziedzictwo dla przyszłych pokoleń na aecom.com i @AECOM.

 

Swoboda rozwoju w świecie pełnym możliwości

Będziesz mieć elastyczność, której potrzebujesz, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę dzięki opcjom pracy hybrydowej. Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze AECOM, zdalnej lokalizacji czy u klienta, będziesz pracować w dynamicznym środowisku, w którym Twoja uczciwość, duch przedsiębiorczości i pionierski sposób myślenia są promowane.

Pomożesz nam stworzyć bezpieczne i pełne szacunku miejsce pracy, w którym zapraszamy wszystkich do zaangażowania się w pracę, wykorzystując swoje unikalne talenty, doświadczenie i wiedzę specjalistyczną w celu tworzenia transformacyjnych wyników dla naszych klientów.

AECOM oferuje szeroki wachlarz programów wynagrodzeń, świadczeń i dobrego samopoczucia, aby zaspokoić różnorodne potrzeby naszych pracowników i ich rodzin. Jesteśmy zaufaną na całym świecie globalną firmą infrastrukturalną i działamy w tym razem – Twój rozwój i sukces są również naszymi.

Dołącz do nas, a uzyskasz wszystkie korzyści płynące z bycia częścią globalnej firmy notowanej na giełdzie – dostęp do wiodących w branży technologii i sposobu myślenia oraz pracę transformacyjną o dużym wpływie i elastyczności pracy. Jako pracodawca zapewniający równe szanse wierzymy w potencjał każdej osoby i pomożemy Ci go osiągnąć.

Wszystkie Twoje informacje będą traktowane jako poufne zgodnie z wytycznymi EEO.