Gestionnaire de soutien aux activités de scolarité et d’admission – CDD 3 mois

Présentation de Télécom SudParis :

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l’excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l’accent sur les projets d’équipes, l’innovation de rupture et l’entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l’Institut Mines-Télécom, premier groupe d’école d’ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l’École polytechnique, l’ENSTA Paris, l’ENSAE Paris, l'ENPC et Télécom Paris. Vidéo présentation de Télécom SudParis

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale. Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom

Missions

• Participer au suivi des données pédagogiques et des inscriptions pédagogiques

• Participer à l’organisation pédagogique et à la préparation de la rentrée

• Participer à la préparation et au suivi des jurys et campagnes administratives

• Participer au soutien administratif du Service des stages

• Participer à l’accueil et à l’accompagnement administratif des étudiants

• Participer au fonctionnement administratif des services

• Activités spécifiques SAIA / SDNM

Activités

1/ Participer au suivi des données pédagogiques et des inscriptions pédagogiques

• Participer à la saisie et à la mise à jour des données pédagogiques dans les systèmes d’information

• Participer à la mise à jour des groupes, parcours, choix d’enseignements et listes pédagogiques

• Participer au traitement des demandes de modification de parcours ou de groupes

• Vérifier la cohérence des informations pédagogiques saisies dans les outils de scolarité

• Signaler les incohérences ou données manquantes aux responsables de scolarité

• Participer à la préparation des listes pédagogiques et des tableaux de suivi

2/ Participer à l’organisation pédagogique et à la préparation de la rentrée

• Participer à l’intégration et à la mise à jour des emplois du temps dans les outils informatiques

• Vérifier la cohérence des programmations pédagogiques transmises par les responsables pédagogiques

• Participer au suivi des réservations de salles, laboratoires et amphithéâtres

• Participer à la préparation des journées de rentrée

• Participer à la préparation et à la diffusion des documents d’information pour les étudiants

• Participer à l’accueil des étudiants lors des journées de rentrée

3/ Participer à la préparation et au suivi des jurys et campagnes administratives

• Participer à la préparation des documents nécessaires aux jurys des études et jurys d’admission

• Vérifier la mise en forme et la complétude des documents administratifs

• Participer à l’édition et à l’envoi des attestations, relevés et certificats

• Participer au suivi des décisions de jurys

• Participer à la préparation des tableaux de suivi et des documents nécessaires aux jurys

4/ Participer au soutien administratif du Service des stages

• Participer au suivi administratif des fins de stages des étudiants

• Participer à la récupération des attestations de stage et des évaluations de compétences

• Participer au suivi des retours de documents de stages et effectuer les relances nécessaires

• Participer à la mise à jour des tableaux de suivi des stages et des soutenances

• Participer à la programmation des dates de soutenance en lien avec le service des stages

• Participer à la préparation et à la diffusion des convocations et informations liées aux soutenances

• Participer à la récupération et au suivi des notes de stages et de soutenances

• Participer au classement et à l’archivage des documents liés aux stages

5/ Participer à l’accueil et à l’accompagnement administratif des étudiants

• Répondre aux demandes simples d’informations administratives des étudiants

• Orienter les étudiants vers les interlocuteurs concernés selon les situations

• Participer à la diffusion des informations auprès des étudiants

6/ Participer au fonctionnement administratif des services

• Participer au classement, au tri et à l’archivage des documents administratifs

• Participer à la numérisation et au rangement des documents

• Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité

• Respecter la confidentialité des données étudiantes et administratives

• Collaborer ponctuellement avec les autres services de la Direction de l’Enseignement selon les besoins d’activité

7/ Activités spécifiques SAIA / SDNM

• Participer au suivi administratif des candidatures et admissions

• Participer à la préparation des journées d’accueil des étudiants de Master

• Participer aux échanges administratifs avec les partenaires académiques

• Participer au suivi administratif des étudiants de Master et PhD Track

• Participer à la préparation des jurys d’admission et de diplomation