Store & Receiving Supervisor
Job Description
- DUTIES AND RESPONSIBILITIES
1. Receiving & Quality Control / การรับสินค้าและการควบคุมคุณภาพ
- Examine quality and quantity of all goods delivered against Purchase Orders (PO) and Market Lists. (ตรวจสอบคุณภาพและปริมาณของสินค้าที่นำเข้าเทียบกับใบสั่งซื้อและราคากลางประจำวัน)
- Verify food safety standards, expiry dates, and temperatures for perishable items upon delivery. (ตรวจสอบมาตรฐานความปลอดภัยอาหาร วันหมดอายุ และอุณหภูมิของสินค้าสดขณะรับมอบ)
- Ensure all goods received are properly recorded in the system with complete supporting documentation. (บันทึกรายการรับสินค้าเข้าสู่ระบบให้ถูกต้องพร้อมเอกสารประกอบที่ครบถ้วน)
2. Inventory Management & Security / การบริหารสต็อกและความปลอดภัย
- Safeguard and control hotel inventories to prevent loss, theft, or unauthorized access. (ดูแลและควบคุมสินค้าคงคลังของโรงแรมให้ปลอดภัย ป้องกันการสูญหาย หรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต)
- Monitor expiration dates and slow-moving items to prevent spoilage and financial loss. (ตรวจสอบวันหมดอายุและติดตามสินค้าที่เคลื่อนไหวช้าเพื่อป้องกันการเสื่อมสภาพและภาวะขาดทุน)
- Issue goods only upon receipt of a properly authorized requisition. (จ่ายสินค้าออกจากคลังเฉพาะเมื่อมีใบเบิกที่ได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องเท่านั้น)
3. Procurement Monitoring & Open PO Tracking / การติดตามการจัดซื้อและรายการสั่งซื้อคงค้าง
- Prepare and maintain accurate records of open Purchase Orders (POs), including tracking pending, partial, and overdue deliveries. (จัดเตรียมและดูแลข้อมูลรายการสั่งซื้อคงค้าง (Open PO) ให้ถูกต้อง รวมถึงติดตามรายการที่ค้างส่ง ส่งไม่ครบ หรือเกินกำหนด)
- Coordinate closely with the Souring Department and requesting departments to obtain status updates. (ประสานงานกับฝ่ายสรรหาสินค้าและแผนกผู้ขอเพื่ออัปเดตสถานะและกำหนดเวลาการส่งมอบสินค้า)
- Identify long-outstanding POs and support follow-up actions to ensure timely closure for financial accuracy. (ระบุรายการสั่งซื้อที่ค้างนานและสนับสนุนการติดตามเพื่อปิดรายการให้ถูกต้องตามงวดบัญชี)
4. Compliance & FSMS Documentation / เอกสารความปลอดภัยอาหารและข้อกำหนด
- Food Safety Management System (FSMS): Maintain completeness of FSMS documentation including Food Deliveries Records, Storage Records, and Supplier Complaint Reports. (รับผิดชอบจัดทำและควบคุมเอกสารตามระบบ FSMS เช่น Food Deliveries Record และ Storage Record ให้ครบถ้วน)
- Receiving Price Verification: Verify that prices on receiving documents match approved POs and resolve discrepancies prior to system posting. (ตรวจสอบราคาบนเอกสารรับสินค้าให้ตรงกับใบสั่งซื้อ และประสานฝ่ายจัดซื้อเพื่อแก้ไขก่อนบันทึกในระบบ)
5. Finance & Accounts Coordination / การประสานงานด้านการเงินและบัญชี
- Tax & Billing: Prepare and submit tax invoices to the Tax team and receive vendor invoices for PO issuance. (จัดเตรียมเอกสารกำกับภาษีส่งทีมภาษี และรับวางบิลจากผู้ขายเพื่อส่งต่อแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อออก PO ในระบบ)
- Accounts Payable Support: Coordinate regarding deposit payments, urgent payments, overseas supplier payments, and recurring direct payments. (ประสานงานฝ่ายเจ้าหนี้เกี่ยวกับการจ่ายเงินมัดจำ รายการเร่งด่วน รายการต่างประเทศ และค่าใช้จ่ายรายเดือนคงที่)
- Asset Tagging & Distribution: Distribute Asset Barcodes to relevant departments and proactively monitor the physical tagging process to ensure all newly acquired assets are properly identified and tracked.
(ส่งมอบรหัสและติดบาร์โค้ดทรัพย์สิน: จัดส่งบาร์โค้ดทรัพย์สิน (Asset Barcode) ให้กับแผนกที่เกี่ยวข้อง และติดตามการนำบาร์โค้ดไปติดที่ตัวทรัพย์สินจริงในแผนกปลายทาง เพื่อให้มั่นใจว่าสินทรัพย์ใหม่ทั้งหมดได้รับการระบุตัวตนและบันทึกในระบบอย่างถูกต้อง)
Period-end Closing / การปิดบัญชีประจำงวด
- Coordinate daily weekly and period-end entries: submit non-recurring accruals, journal entry requests, and prepaid amortization schedules to BPO with DOF approval. (ประสานงานรายการปิดบัญชีประจำงวด รวมถึงรายการรายวัน รายสัปดาห์ และประจำเดือน: จัดส่งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่ไม่เกิดขึ้นประจำ คำขอลงรายการบัญชี และตารางตัดจำหน่ายค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าให้ BPO โดยได้รับการอนุมัติจาก DOF)
- Support GSSC/BPO for month-end financial close: provide data to GSSC/BPO, and clear balance sheet reconciliation open items. (สนับสนุน GSSC/BPO ในการปิดบัญชีสิ้นเดือน: จัดเตรียมข้อมูลให้ GSSC/BPO แก้ไขรายการค้างในการกระทบยอดงบดุล)
Internal Audit & Compliance Governance Assessment (CGA) Support / การสนับสนุนการตรวจสอบภายในและการประเมิน CGA
- Serve as the on-site finance focal point for auditors, regulators, banks, and tax authorities; maintain physical accounting records per compliance requirements. (ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานด้านการเงินภายในโรงแรมสำหรับผู้ตรวจสอบบัญชี หน่วยงานกำกับดูแล ธนาคาร และหน่วยงานภาษี พร้อมทั้งดูแลเอกสารบัญชีตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎหมาย)
- Support internal audit processes and Compliance Governance Assessment (CGA): coordinate document preparation, facilitate audit walkthroughs, track findings, and follow up on corrective action plans to ensure timely closure. (สนับสนุนกระบวนการตรวจสอบภายในและการประเมินการกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (CGA): ประสานงานการจัดเตรียมเอกสาร อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ ติดตามผลการตรวจพบ และดำเนินการต่อเนื่องตามแผนแก้ไขให้แล้วเสร็จตามกำหนดเวลา)
Bachelor’s degree in Logistics, Supply Chain Management, Hospitality Management, Business Administration, or a related field.
Minimum 2–3 years of experience in Store, Receiving, or Inventory Control operations, preferably in the hospitality industry.
Strong knowledge of receiving procedures, inventory management, and stock control systems.
Familiar with food safety standards, HACCP, FIFO, and proper storage practices.
Good understanding of purchasing procedures and supplier documentation.
Proficient in Microsoft Office and inventory management systems (e.g., Sun, MC, Material Control, or related systems).
Strong leadership and supervisory skills with the ability to manage and motivate a team.
Good analytical, organizational, and problem-solving abilities.
Attention to detail with high accuracy in documentation and reporting.
Good communication skills in both Thai and English.
Ability to work under pressure and meet operational deadlines.
Honest, responsible, and service-minded attitude.
Thai Nationality Only