Jouw opdracht

Binnen het team onderzoeksprojecten Vlaams Federaal en Bijzonder Onderzoekfonds, Universiteitsdienst 1, functiedomein Onderzoek, sta je mee in voor de administratieve opvolging van de oproepen van Vlaamse en Federale financierende instanties. 

• Je bent mee verantwoordelijk voor het contractueel, administratief en financieel beheer van onderzoeksprojecten en onderzoeksmandaten toegekend door het FWO en andere Vlaamse en federale financiers, inclusief de ondersteuning van de promotoren, projectmedewerkers en mandaathouders
• Je staat in voor het financieel beheer van projecten en mandaten, voornamelijk toegekend door het FWO en sporadisch ook door andere Vlaamse en Federale financiers, en dit vanaf de  opstart tot en met de afsluitingsfase
• Je geeft advies aan collega’s en onderzoekers met betrekking tot de richtlijnen en reglementen zowel van het FWO als de Universiteit Gent
• Je volgt, samen met de collega’s binnen het team, generieke mailboxen mee op, hierbij geef je advies rond het financieel beheer van projecten en mandaten en budgetopvolging algemeen
• Je staat in voor het inbrengen van de financiële gegevens van nieuwe projecten in het financieel boekhoudkundig systeem (SAP) van de Universiteit Gent met inbegrip van het opladen van budgetten
• Je registreert en houdt de wijzigingen bij van de financiële gegevens van toegekende projecten in het financieel boekhoudkundig systeem (SAP)
• Je registreert en volgt de (ethische) adviezen en attesten op die vereist zijn bij de start van de wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten gefinancierd via diverse types projecten voor wetenschappelijk onderzoek
• Je  geeft wegwijs info rond het financieel boekhoudkundig systeem (SAP) aan collega’s en onderzoekers
• Je biedt ad hoc ondersteuning bij taken van collega’s in het team en indien nodig ook voor andere teams
• Je onderhoudt nauwe contacten met collega’s binnen verscheidene andere directies (HR, Financiën) en faculteiten (Front Officers), en biedt in je taak als Back Officer indien nodig de nodige opleiding op de daartoe georganiseerde afstemmingen tussen Back en Front Office

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met An Moors via [email protected] of 09 264 95 61. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt bij voorkeur enige ervaring met de financiële opvolging van projecten
• Je bent vertrouwd met de courante MS Office toepassingen (zoals mailbox, tekstverwerking, rekenblad en presentaties, …) en hebt aantoonbare affiniteit met organisatiespecifieke software
• Je bent bereid om het financieel boekhoudkundig softwarepakket SAP aan te leren. Ervaring op gebruikersniveau met SAP is een pluspunt

Algemene competenties

• Je bent team- en klantgericht
• Je bent analytisch sterk en bent goed met cijfers
• Je bent administratief en planmatig sterk 
• Je kan goed omgaan met deadlines en bent stressbestendig
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden (bijvoorbeeld ondersteunen praktische organisatie van infosessies)
• Je ondersteunt graag anderen en draagt actief bij aan een positieve samenwerking in team
• Je bent sociaal vaardig en kan goed communiceren
• Je kan zelfstandig werken
• Je handelt proactief, denkt oplossingsgericht en toont zin voor initiatief
• Je hebt een groot verantwoordelijksgevoel

Wat bieden wij jou?

Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 22-06-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieproeven. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.