Assistente de Compras - Temporário

É responsável por realizar os diferentes passos do processo de compra, com prévia autorização dos líderes.

Atividades do setor Financeiro:

Compras

• Pedir cotação de preços de mercadorias a diversos fornecedores;
• Realizar as requisições de compras dos diversos departamentos;
• Analisar cotações e dar seguimento as Ordens de Compra;
• Realizar o processo de cadastro e verificação de regularidade fiscal de novos fornecedores antes da primeira compra;
• Realizar pedidos de compras preestabelecidos (Market List, etc.);
• Verificar os reportes diarios de recepção de mercadoria;
• Manter pastas atualizadas de fornecedores e cotações alternativas para os diferentes tipos de produtos.
• Diferenças entre as mercadorias entregues e as solicitadas (quantidade, qualidade e preço);
• conformidade com as políticas internas estabelecidas pela empresa.
• Auxiliar no controle de vencimentos de contratos de serviços fixos (limpeza, elevadores, ar-condicionado) para renovação oportuna.
• Garantir que todas as notas fiscais sejam inseridas corretamente no sistema, respeitando os prazos de pagamento, com assinaturas dos gestores e aprovação do núcleo gerencial.
• Monitorar o status dos pedidos pendentes junto aos fornecedores para garantir que não haja ruptura de estoque nos departamentos operacionais.
• Elaborar relatório mensal comparativo de preços dos itens de maior consumo (Market List) para identificar variações acima da inflação.
• Conferir e lançar notas fiscais vinculadas à lista de contratos vigentes.
• Manter organizado arquivos de processos de compras.
• Recolher assinaturas de Gerentes em documentos internos.
• Efetuar pedido de material de escritorio e suprimentos em geral do Departamento. Assim como monitorar para que não haja falta de material.

Demais Responsabilidades:

• Auxiliar na cobertura de férias do Assistente de recebimentos;
• Treinar um outro Entusiastas do hotel para cobertura de sua função em períodos de férias e possível plano de sucessão.
• Participar ativamente do fechamento financeiro mensal.
• Organizar documentação visando atender os controles de auditorias do setor Financeiro.
• Ser flexível em relação ao horário de trabalho.
• Manter boas relações com outros entusiastas do hotel. Sempre promover um bom clima organizacional participando de todas as atividades sociais promovidas na empresa.
• Lidar com todas as solicitações e consultas internas e externas em tempo hábil, eficiente e amigável.
• Participar de reuniões mensais de comunicação do departamento.
• Manter frequência regular e pontual em conformidade com os padrões estabelecidos pela da empresa.
• Participar dos treinamentos que são solicitados para a sua própria capacitação.
• Atendimento de ligações e solicitações feitas pelos Entusiastas.

Suporte as rotinas administrativas do hotel

• Oferecer suporte a equipe do hotel relacionado as dúvidas sobre rotinas administrativas.
• Auxiliar as equipes com suporte de dúvidas relacionadas a processos e procedimentos.
• Oferecer suporte nos processos de inventários mensais.
• Oferecer suporte nas implantações de procedimentos no hotel.
• Auxiliar as equipes em pequenos treinamentos internos.
• Auxiliar os setores administrativos em relação a criação e implementação de processos e fluxos operacionais.
• Se manter informado sobre a ocupação do hotel.
• Lidar com situações de emergência e comunicar imediatamente os responsáveis ou envolvidos.
• Cumprir com a segurança do hotel, o regulamento de prevenção de incêndio e a legislação de saúde e segurança.
• Demonstrar empatia ao telefone com clientes e colegas de trabalho.
• Demonstrar conhecimento de eventos, atrações ou informações específicas e atuais do Hotel.
• Assimilar a da marca Canopy da Família Hilton e demonstrar conhecimento de trabalho de padrões de serviço.
• Apresentar-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.
• Trabalhar para alcançar metas estabelecidas pela empresa.
• Respeitar as normas de segurança, instalações e equipamentos do Hotel.
• Cuidar e zelar pela conservação de equipamentos de trabalho como: computador, telefone e mobília mantendo-os limpos e em ordem.
• Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.
• Envio oportuno de relatórios, projetos e atividades semanais aos Comitê Executivo quando solicitado.

Conhecimento específico e habilidades:

• Conhecimentos básicos em compras.
• Inglês básico.
• Domínio de ferramentas de informática (Excel, Word e e-mail).
• Boa comunicação e relacionamento interpessoal.
• Perfil colaborativo e voltado para trabalho em equipe.

Qualificações desejáveis:

• Capacidade de ser criativo e flexível.
• Excelente comunicação verbal e escrita, além de facilidade em manter relacionamento interpessoal.
• Experiência em atividades do setor Financeiro em hotéis da cadeia internacional.

  

EOE/AA/Disabled/Veterans