Executive Assistant - Public Affairs, Communications and Strategy

Relevant d'un.e membre du comité de direction, la personne titulaire du poste apporte un soutien aux professionnels, participe à la réalisation des objectifs d’affaires de l’équipe en contribuant à maintenir des relations de qualité avec courtoisie et professionnalisme, en assurant un suivi rigoureux des dossiers et en favorisant la collaboration et le travail d’équipe. Elle exécute différentes tâches administratives, mène à bien certains projets, révise et corrige des textes, règle des dossiers administratifs et organise certaines réunions.

Responsabilités principales

Agenda et correspondances

• Gérer le calendrier des membres du comité de direction et les conflits d'horaires dans un délai raisonnable

• Organiser des rencontres internes et externes, ainsi que des réunions avec des ministères, gouvernements et associations de transport au Canada et aux États-Unis

• Gérer les correspondances des membres du comité de direction, en faire le classement, envoyer des accusés réception et en faire le suivi

• Identifier et traiter les urgences diverses des membres du comité de direction et en faire le suivi

• Réviser les lettres (mise en page, grammaire, etc.) et tout autre document signé par les membres du comité de direction

Systèmes et procédures internes

• Accéder aux feuilles de temps des responsables d’équipe et vérifier l’imputation des heures de travail selon les numéros de projet

• Collaborer avec les membres du comité de direction pour tout besoin administratif ponctuel

• Agir à titre de point de contact des processus administratifs et des bonnes pratiques de CDPQ Infra, les transmettre et les partager aux membres des équipes

• Gérer la carte de crédit du département, suivre les dépenses encourues et en faire la réconciliation dans Concur

• Agir à titre de point de contact auprès des fournisseurs (entretien de bonnes relations, réception des factures, états de compte et paiements) et comptabiliser le tout dans Excel

• Être responsable des demandes et conventions d’achat dans Dynamics et effectuer les suivis se rapportant à ces demandes

• Agir à titre de point de contact des suivis budgétaires (e.g. courus de fin de trimestre), dépenses et prévisions budgétaires

• Agir à titre de point de contact des besoins en approvisionnement lors d’événements spéciaux (conférence de presse, dévoilement des artistes gagnants, etc.)

• Effectuer la reddition des comptes de dépenses des membres du comité de direction

• Organiser les déplacements des membres du comité de direction avec notre agence de voyages, et assurer la conformité du processus d’approbation dans Concur

• Prendre les minutes des réunions du comité de direction et faire le suivi des actions à prendre

• Coordonner les visites de chantiers (visites de députés, universités, etc.) et gérer les équipements de protection individuelle, la liaison avec l’équipe SST, la location de moyens de transport et les repas

Exigences du profil

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en administration

• 7 années d’expérience dans un rôle similaire

• Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération

• Maîtrise du français et de l'anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365
   

Compétences

• Discrétion et professionnalisme

• Rigueur et grand sens de l’organisation

• Sens du travail en équipe et de la collaboration

• Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à faire face à des changements constants

• Connaissance et fascination des nouvelles technologies (un atout)

• Sens de l’initiative

• Professionnalisme et courtoisie

• Savoir faire preuve de discrétion

Travailler chez CDPQ Infra, ça représente quoi ?

• Une opportunité de travailler sur des projets concrets et d’envergure;
• Un accès à une multitude de ressources et surtout à des professionnels de domaines variés;
• Un espace de travail stimulant en plein cœur du centre-ville.
   

Note : Nous contacterons uniquement les personnes retenues pour une entrevue.

CDPQ Infra désire offrir des chances d'emploi égales à toutes et à tous. Nous invitons les femmes, membres de minorités visibles et ethniques, autochtones et personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous nous engageons également à poursuivre l'intégration de la diversité et à en faire une source d'enrichissement et de fierté pour tou.te.s nos employé.e.s. Veuillez SVP nous informer si votre condition actuelle nécessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement.

Des études démontrent que les femmes et les membres de groupes traditionnellement sous-représentés ont tendance à appliquer sur un poste uniquement lorsqu’ils ou elles répondent à toutes les exigences. Si vous êtes motivé.e par cette offre d’emploi, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, communiquez quand même avec nous !