Réceptionniste

l'introduction Bienvenue chez Gallagher – une communauté mondiale de personnes qui apportent des idées audacieuses, une expertise approfondie et un engagement commun à faire ce qui est juste. Nous aidons nos clients à naviguer dans la complexité avec confiance, en donnant aux entreprises, aux communautés et aux individus les moyens de prospérer. Chez Gallagher, vous trouverez plus qu’un emploi : vous découvrirez une culture fondée sur la confiance, portée par la collaboration et soutenue par la conviction que nous sommes meilleurs ensemble. Que vous vous joigniez à nous dans un rôle en contact direct avec les clients, au sein de notre division de courtage, de notre division de services-conseils en avantages sociaux et en ressources humaines, ou de notre équipe corporative, vous aurez l’occasion de faire évoluer votre carrière, d’avoir un impact et de faire partie de quelque chose de plus grand. Découvrez un milieu de travail où vous êtes encouragé à être vous-même, soutenu pour réussir et inspiré à continuer d’apprendre. C’est ça, vivre à la manière Gallagher. Nous croyons que chaque candidat apporte quelque chose de spécial à notre organisation, y compris vous! Nous avons actuellement un poste vacant au sein de notre organisation, donc, même si vous pensez que vous êtes proche mais pas un match parfait, nous vous encourageons à postuler. Aperçu La réceptionniste est le premier point de contact de l’entreprise auprès des clients, visiteurs, fournisseurs et partenaires. Elle assure un accueil professionnel et chaleureux, gère efficacement les communications entrantes, les tâches administratives quotidiennes et offre un soutien opérationnel aux différents départements afin d’assurer le bon fonctionnement des activités administratives. Comment vous aurez un impact Accueil et service à la clientèle Accueillir les clients, visiteurs, fournisseurs et partenaires de manière professionnelle, courtoise et chaleureuse. Répondre aux demandes générales des clients en personne, par téléphone ou par courriel. Maintenir un espace de réception propre, organisé et professionnel. Gérer les arrivées et départs des visiteurs conformément aux procédures internes. Gestion des communications Répondre aux appels téléphoniques entrants de façon professionnelle. Filtrer, prioriser et acheminer les appels vers les personnes ou départements appropriés. Recevoir les demandes des clients et assurer leur transmission rapide aux équipes concernées. Envoyer des communications internes afin d’assurer le suivi des demandes clients. Surveiller, ouvrir, lire, trier et distribuer les courriels entrants de la boîte courriel générale. Prendre et transmettre des messages détaillés avec exactitude. Gestion administrative Ouvrir, trier, séparer et distribuer le courrier. Mettre à jour, classer et maintenir les dossiers clients physiques et électroniques. Numériser, photocopier, imprimer et classer divers documents administratifs. Maintenir à jour les listes de contacts, répertoires internes et bases de données. Gestion des paiements et transactions Recevoir, traiter et enregistrer les paiements des clients visiteurs selon les procédures établies. Émettre des reçus ou confirmations de paiement. Acheminer l’information financière ou les documents de paiement au département concerné. Au propos de vous Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Expérience préalable en réception, administration ou service à la clientèle (un atout). Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en communication. Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office,). Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités. Aptitude à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément. Grande rigueur, discrétion et souci du détail. Sens de l’initiative et autonomie. Excellente maîtrise du français requise, tant à l’oral qu’à l’écrit. La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste en raison de fonctions précises impliquant : la communication orale et écrite avec des clients, partenaires et fournisseurs situés à l’extérieur du Québec. Une analyse des besoins linguistiques liés à ce poste a été réalisée. L’exigence de la connaissance de l’anglais est limitée à ce qui est strictement nécessaire pour l’accomplissement des tâches et n’a pu être évitée malgré la recherche de moyens raisonnables pour en réduire la portée. Rémunération et avantages sociaux En plus d'un salaire compétitif, d'équipes dynamiques et de perspectives de carrière stimulantes, nous offrons également une vaste gamme d'avantages sociaux. Voici les avantages sociaux de base minimaux dont vous bénéficierez. Selon votre niveau d'emploi, ces avantages peuvent être améliorés : Assurance médicale et dentaire flexible pour répondre aux besoins de votre foyer Options d'assurance vie, assurance vie des personnes à charge et assurance décès et mutilation Épargne-retraite incluant un REER avec cotisations de contrepartie de l'entreprise, un CELI, un régime de retraite et plus encore Régime d'actionnariat des employés Autres avantages : Remboursement des frais d'études Programmes d'aide aux employés Abonnement à prix réduit à un centre de conditionnement physique (GoodLife Fitness) Possibilité d'aménagements de travail flexibles Congés de maladie et congés personnels payés Programme de reconnaissance de la formation des employés Programme de prime de recommandation des employés Nous valorisons l'inclusion et la diversité Cliquez ici pour consulter nos exigences d'admissibilité au Canada. L'inclusion et la diversité (I&D) sont au cœur de nos activités et sont ancrées dans la structure même de notre organisation. Depuis plus de 95 ans, Gallagher s'engage à promouvoir le développement durable et à soutenir les communautés où nous vivons et travaillons. Gallagher valorise la diversité des identités, des expériences et des talents de ses employés, ce qui lui permet de mieux servir ses clients et ses communautés. Nous considérons l'inclusion comme un engagement conscient et la diversité comme un atout essentiel. En embrassant la diversité sous toutes ses formes, nous incarnons pleinement la philosophie Gallagher. Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances, qui valorise la diversité sur le lieu de travail et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à tous les aspects du processus de sélection. Gallagher considère que chacun a droit à l'égalité des chances en matière d'emploi et interdit toute forme de discrimination de la part de ses managers, employés, fournisseurs ou clients, fondée sur l'origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, le sexe (y compris l'état de grossesse), l'orientation sexuelle, l'identité de genre (y compris les personnes transgenres et autres personnes non conformes au genre), l'expression de genre, la coiffure, l'état civil, la parentalité, l'âge, l'origine nationale, l'ascendance, le handicap, l'état de santé, les informations génétiques, le statut d'ancien combattant ou de militaire, la citoyenneté ou toute autre caractéristique protégée (ci-après dénommées « caractéristiques protégées ») par les lois fédérales, étatiques ou locales applicables. L'égalité des chances en matière d'emploi sera garantie dans tous les aspects de la relation employeur-employé, y compris, mais sans s'y limiter, le recrutement, l'embauche, la formation, la promotion, la mutation, la rétrogradation, la rémunération, les avantages sociaux, le licenciement et la cessation d'emploi. De plus, Gallagher prendra des mesures d'adaptation raisonnables pour tenir compte des limitations physiques ou mentales connues d'une personne handicapée par ailleurs qualifiée, sauf si ces mesures imposent une contrainte excessive au fonctionnement de notre entreprise.

Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Expérience préalable en réception, administration ou service à la clientèle (un atout). Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en communication. Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office,). Excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités. Aptitude à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément. Grande rigueur, discrétion et souci du détail. Sens de l’initiative et autonomie. Excellente maîtrise du français requise, tant à l’oral qu’à l’écrit. La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste en raison de fonctions précises impliquant : la communication orale et écrite avec des clients, partenaires et fournisseurs situés à l’extérieur du Québec. Une analyse des besoins linguistiques liés à ce poste a été réalisée. L’exigence de la connaissance de l’anglais est limitée à ce qui est strictement nécessaire pour l’accomplissement des tâches et n’a pu être évitée malgré la recherche de moyens raisonnables pour en réduire la portée.

Accueil et service à la clientèle Accueillir les clients, visiteurs, fournisseurs et partenaires de manière professionnelle, courtoise et chaleureuse. Répondre aux demandes générales des clients en personne, par téléphone ou par courriel. Maintenir un espace de réception propre, organisé et professionnel. Gérer les arrivées et départs des visiteurs conformément aux procédures internes. Gestion des communications Répondre aux appels téléphoniques entrants de façon professionnelle. Filtrer, prioriser et acheminer les appels vers les personnes ou départements appropriés. Recevoir les demandes des clients et assurer leur transmission rapide aux équipes concernées. Envoyer des communications internes afin d’assurer le suivi des demandes clients. Surveiller, ouvrir, lire, trier et distribuer les courriels entrants de la boîte courriel générale. Prendre et transmettre des messages détaillés avec exactitude. Gestion administrative Ouvrir, trier, séparer et distribuer le courrier. Mettre à jour, classer et maintenir les dossiers clients physiques et électroniques. Numériser, photocopier, imprimer et classer divers documents administratifs. Maintenir à jour les listes de contacts, répertoires internes et bases de données. Gestion des paiements et transactions Recevoir, traiter et enregistrer les paiements des clients visiteurs selon les procédures établies. Émettre des reçus ou confirmations de paiement. Acheminer l’information financière ou les documents de paiement au département concerné.