Assistant(e) de direction commerciale - CDD 4 mois

La Direction Corporate Public Partnerships (DCPP) a pour mission de développer et de maintenir les partenariats entre HEC Paris et les entreprises ainsi que les organisations publiques. A ce titre, elle est par nature transverse et en lien avec toutes les parties prenantes d’HEC Paris et tous les départements internes : décanat, centres et instituts de recherche, la fondation HEC... L’équipe est composée d’experts en levée de fonds de différentes natures, animés par l’ambition de permettre à l’institution de renforcer sa stratégie d’impact. Sous impulsion de notre Directeur Général et Doyen, Eloic Peyrache, l’école a défini sa raison d’être et ses valeurs. En tant qu’institution académique à but non lucratif, la levée de fonds est essentielle car elle permet de donner à l’école les moyens d’amplifier son impact positif (à travers sa recherche, ses enseignements et ses actions). HEC Paris a lancé une nouvelle campagne notamment pour financer la rénovation du Campus de l’école. Afin de préparer la nouvelle dynamique, la directrice des partenariats cherche à pourvoir un poste d’assistant/e de direction et commercial qui aura pour mission principale de soutenir la directrice et de l’aider à suivre les actions commerciales de l’équipe. Elle sera aussi un soutien à l’équipe pour faciliter la coordination de sujets multi-BU et multipartenaire. Missions principales : Support à la Directrice - Gestion de l’agenda et des priorités. - Organisation des déplacements (France et international). - Préparation et suivi des réunions d’équipes et de management (ordre du jour, compte rendu). - Suivi des projets stratégiques et coordination des activités transverses et des réunions entre BU. - Gestion administrative : notes de frais, ordres de mission, suivi des dossiers. Support et coordination pour l’ensemble de la direction - Accueil des visiteurs et délégations. - Organisation d’événements internes (team building, réunions d’information) et de réunions inter-directions. - Soutien à la communication et à l’organisation des évènements de la direction - Participation à l’onboarding : arrivées/départs, mise à jour des organigrammes et listes. - Rôle de facilitateur entre équipes, BUs et partenaires externes. Support Commercial CRM - Mise à jour et exploitation du CRM (contacts, reporting, extraction de données, statistiques et présentation des principales informations). - Gestion et suivi des signatures de contrat, rédaction des courriers suite à nomination… - Centralisation des demandes internes et externes notamment gestion des mails de l’adresse contact. Gestion Budgétaire et Administrative - Suivi du budget de la Direction en lien avec les services financiers. - Préparation des réunions budgétaires, suivi des commandes via SAP. - Analyse des résultats et proposition d’améliorations.