Adjoint administratif

 

 

L’adjoint administratif coordonne et exécute des activités administratives pour les employés, à tous les échelons de l’unité fonctionnelle. Le titulaire du poste offre des services efficaces, opportuns et de grande qualité, y compris la saisie de données et la production de rapports, ainsi que la gestion de documents et de dossiers. Il coordonne également la préparation de la documentation relative aux ressources humaines.

ACTIVITÉS CLÉS ET PÉRIODIQUES
Voici une liste représentative, mais non exhaustive, des tâches et des responsabilités liées au poste :
Tâches principales

• Fournir un soutien administratif et opérationnel quotidien aux employés à tous les échelons de l’unité fonctionnelle.
• Coordonner et fournir un soutien administratif et des conseils aux nouveaux adjoints administratifs afin de garantir la cohérence des exigences de l’unité fonctionnelle ou du secteur de services.
• Assurer le contrôle de la qualité des données saisies (p. ex. dépenses mensuelles, production de rapports sur les feuilles de temps, comptes créditeurs et facturation des services).
• Saisir dans le système de planification des ressources de l’entreprise les données liées aux activités et aux transactions des secteurs de services (p. ex. suivi budgétaire, entrée du temps, approvisionnement, administration des marchés).
• Assurer le suivi des budgets en ce qui concerne les accords sur les niveaux de service, la formation et le perfectionnement.
• Effectuer les transactions liées aux comptes créditeurs et aux paiements aux fournisseurs, assurer un codage financier convenable, obtenir les signatures de délégation de pouvoir et saisir les données dans le système de planification des ressources de l’entreprise.
• Préparer les états financiers de fin d’exercice, organiser les fichiers et les bases de données pour la nouvelle année financière, archiver des fichiers.

Autres tâches

• Prendre des notes durant les réunions mensuelles et préparer les procès-verbaux de ces réunions.
• Préparer des bons de commande (p. ex. fournitures de bureau, mobilier, marchés de services).
• Agir en tant que réceptionniste et remplacer d’autres membres du personnel administratif, au besoin.
• Effectuer d’autres tâches sur demande.

COMPÉTENCES 
Connaissances générales et particulières

• Pratiques administratives exemplaires.
• Principes comptables.
• Expertise de niveau intermédiaire avec MS Office.
• Gestion des dossiers.

Études/certification(s) et expérience

• Exigence minimale : un diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, et trois ans d’expérience pertinente, ou l’équivalent.
• Atout : exigences minimales et cours de comptabilité générale ou expérience de base en comptabilité.

Capacités

• Utiliser les logiciels et les systèmes d’exploitation appropriés.
• Gérer des échéances et des priorités multiples.
• Être soucieux des détails.

PERFECTIONNEMENT ET LEADERSHIP

• Fournir des conseils et de l’orientation fonctionnels aux employés.
• Coordonner, à l’occasion, le travail d’autres membres du personnel administratif au sein de l’unité fonctionnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Environnement de bureau typique; déplacements occasionnels.

Les avantages sociaux
Travailler avec nous vous permet d’avoir d’excellentes possibilités de croissance et d’avancement et l’un des meilleurs régimes d’avantages sociaux du marché de l’emploi, qui équivaut à 25 % à 30 % de votre salaire.

Votre régime comprend les avantages suivants:

Santé et bien-être

• Des congés de maladie annuels, une assurance maladie et une assurance dentaire entièrement pris en charge par l’employeur
• Une allocation de bien-être de 400 $ pour vous aider à couvrir des dépenses comme un abonnement à un centre de conditionnement physique
• 2 500 $ pour des services de soins en matière de santé mentale en plus de la couverture standard de 2 500 $ pour les soins paramédicaux
• Des soins de santé virtuels de TELUS et un compte de dépenses de soins de santé de 750 $ pour couvrir certains frais médicaux qui ne sont pas couverts par les régimes provinciaux

Vie personnelle et familiale 

• Une assurance vie, une assurance décès accidentel et une assurance invalidité à court terme
• Le programme amélioré d’aide aux employés et aux familles enÉquilibre
• Un régime complémentaire de congé de maternité et de congé parental à hauteur de 93 % du salaire brut habituel jusqu’à 37 semaines
• Des options relatives au lieu de travail flexible, y compris une indemnité de 400 $ aux deux ans en soutien au télétravail

Congés et retraite

• Un régime de retraite de la fonction publique
• Un programme complet de congé annuel et d’autres congés payés et des régimes de prestations de voyage de luxe

 

Esquimalt

Située à l'extrémité sud de l'île de Vancouver, Esquimalt est bordée par la capitale de la province, Victoria, et bénéficie du climat le plus doux du Canada. Il n'y a pas de « basse saison » pour les activités de plein air sur l'île de Vancouver, où l’accès au vélo de montagne, au surf et à la randonnée est facile en tout temps. CDC Esquimalt gère un programme de grande envergure, réalisant annuellement plus de 100 millions de dollars en marchés de construction, de services professionnels et de services-entretien pour le compte de la Défense nationale. En tant que membre de l'équipe d'Esquimalt, vous travaillerez sur des projets uniques de génie maritime et de construction, car la Base des Forces canadiennes (BFC) Esquimalt est l'une des deux seules bases navales du Canada. De plus, la BFC Esquimalt abrite l'une des plus grandes installations d'entretien de la côte ouest de l'Amérique du Nord. L'installation de maintenance de la flotte du Cap-Breton supervise l'entretien et l'exploitation de la flotte navale du Canada sur la côte ouest.