Spécialiste Qualité Documentation

Sommaire du poste 
 
Le/la Spécialiste Qualité – Documentation assure la gestion, la conformité et l’intégrité de toute 
la documentation qualité et technique associée aux activités du projet. 
 
Il/elle garantit la structure, la cohérence, la traçabilité et l’exhaustivité des dossiers 
documentaires (incluant les dossiers historiques / History Books), en étroite collaboration avec 
les équipes Qualité, Ingénierie, Production, Achats et Projet. 
 
Ce rôle est essentiel pour assurer le respect des exigences internes, clients et normatives (AAR, 
ISO 9001), tout en soutenant l’amélioration continue du système documentaire. 

 
Principales responsabilités 
 
Gestion documentaire - Qualité 
• Recueillir, vérifier, valider et assembler la documentation technique et qualité nécessaire 
aux dossiers documentaires (History Books). 
• Assurer l’intégrité, la cohérence et la traçabilité des documents émis par la production, 
l’ingénierie, le contrôle qualité et les fournisseurs. 
• Mettre en place et tenir à jour la codification, les gabarits et la structure documentaire 
selon les standards CAD (intranet, procédures, formulaires). 
• Assurer la mise à jour périodique, la diffusion et l’archivage contrôlé des documents 
Qualité (procédures, instructions, formulaires). 
• Numériser, classer et transmettre les dossiers finaux aux clients dans les délais convenus. 
 
Coordination et support opérationnel 
• Effectuer le suivi des documents manquants auprès des inspecteurs, de la production, de 
l’ingénierie et des fournisseurs (via Achats). 
• Assurer la récupération des certificats fournisseurs (matériaux, composants, 
équipements), s’assurer de leur conformité aux exigences applicables. 
• Fournir un soutien administratif et documentaire à l’équipe Qualité (organisation, 
classement, mise à jour d’outils, entrée de données). 
• Contribuer à la création, l’évolution et la mise en forme des plans qualité et des exigences 
documentaires projet. 
 
Conformité, audit et exigences ferroviaires 
• Soutenir les audits internes et externes (clients, AAR, ISO), notamment en préparant la 
documentation requise. 
• Assurer le suivi des actions documentaires issues des audits, inspections et revues qualité. 
• Appliquer les exigences spécifiques au secteur ferroviaire lorsqu’elles touchent à la gestion 
documentaire (AAR, spécifications techniques client, exigences d’essais, certificats, etc.). 
 
Amélioration continue et partage des bonnes pratiques 
• Participer à l’amélioration des processus documentaires (flux,numérisation, 
automatisation, réduction des risques d’erreur).

• Contribuer à l’optimisation des outils documentaires et des méthodes de contrôle. 
• Proposer des améliorations visant à renforcer la fiabilité, l’efficacité et la conformité du 
système documentaire qualité. 
Toute autre tâche jugée pertinente pour la bonne tenue des projets en cours; 

Compétences et qualifications 
 
Formation – Expérience 
• DEC en technique de la documentation, gestion documentaire, administration ou 
discipline connexe. 
• 2 à 3 ans d’expérience en gestion de documentation technique ou qualité en milieu 
manufacturier; expérience ferroviaire ou industriel lourd : atout important. 
• Expérience dans la gestion de dossiers qualité, certificats, documentation technique ou 
conformité 
• Formation AAR (Association of American Railroads) (un atout).
 
Connaissances 
• Être en mesure de parler, de lire et de comprendre le français et l’anglais, par oral et par 
écrit étant donné les instructions de travail, les spécifications, les notes techniques en 
anglais du domaine ferroviaire ainsi que la clientèle anglophone ; 
• Connaissance des normes ISO 9001 (exigence) et des exigences ferroviaires (AAR, 
spécifications OEM) (un atout); 
 
Compétences – Aptitudes 
 
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint) 
• Aisance avec les systèmes de gestion documentaire (GED) 
• Capacité à travailler en équipe et seul; 
• Capacité de lecture et interprétation de documents techniques (plans, certificats, rapports 
d’essais) 
• Très bon sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en 
respectant les délais convenus;
• Compléter des documents, être autonome, et avoir souci du détail et la rigueur; 
 
Qualités recherchées 
 
• Rigueur, précision, souci du détail et sens élevé de l’organisation. 
• Autonomie, fiabilité, sens des priorités. 
• Capacité à travailler avec plusieurs parties prenantes (production, ingénierie, qualité, 
achats). 
• Bon jugement, esprit analytique et communication professionnelle. 
• Orientation service client (interne et externe). 
• Adaptabilité : Être capable de s'adapter aux changements, que ce soit dans les 
réglementations, les processus ou les technologies, et de guider l'équipe à travers ces 
transitions; 
 

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Position Summary

The Quality Specialist – Documentation is responsible for the management, compliance, and integrity of all quality and technical documentation related to project activities.

He/She ensures the structure, consistency, traceability, and completeness of documentation packages (including History Books), in close collaboration with the Quality, Engineering, Production, Procurement, and Project teams.

This role is essential to ensure compliance with internal, customer, and regulatory requirements (AAR, ISO 9001), while supporting the continuous improvement of the documentation system.

Key Responsibilities

Document Control – Quality

• Collect, review, validate, and compile the technical and quality documentation required for documentation packages (History Books).
• Ensure the integrity, consistency, and traceability of documents issued by Production, Engineering, Quality Control, and suppliers.
• Establish and maintain document coding, templates, and structure in accordance with CAD standards (intranet, procedures, forms).
• Ensure periodic updates, controlled distribution, and archiving of Quality documents (procedures, instructions, forms).
• Digitize, organize, and submit final documentation packages to clients within agreed timelines.

Coordination and Operational Support

• Follow up on missing documents with inspectors, Production, Engineering, and suppliers (via Procurement).
• Ensure the collection of supplier certificates (materials, components, equipment) and verify their compliance with applicable requirements.
• Provide administrative and document control support to the Quality team (organization, filing, tool updates, data entry).
• Contribute to the creation, development, and formatting of quality plans and project documentation requirements.

Compliance, Audits, and Rail Industry Requirements

• Support internal and external audits (clients, AAR, ISO), including preparing the required documentation.
• Track documentation-related actions resulting from audits, inspections, and quality reviews.
• Apply rail industry-specific requirements related to document control (AAR, customer technical specifications, testing requirements, certificates, etc.).

Continuous Improvement and Best Practices

• Participate in improving document control processes (workflow, digitization, automation, reduction of error risks).
• Contribute to optimizing documentation tools and control methods.
• Propose improvements to strengthen the reliability, efficiency, and compliance of the quality documentation system.

• Perform any other tasks deemed relevant to the successful execution of ongoing projects.

Skills and Qualifications

Education – Experience

• College diploma (DEC) in documentation techniques, document management, administration, or a related field
• 2 to 3 years of experience in technical or quality document control in a manufacturing environment; rail or heavy industry experience is a strong asset
• Experience managing quality records, certificates, technical documentation, or compliance
• AAR (Association of American Railroads) training (an asset)

Knowledge

• Ability to speak, read, and understand both French and English, verbally and in writing, due to work instructions, specifications, technical notes in English in the rail industry, and English-speaking clients
• Knowledge of ISO 9001 standards (required) and rail industry requirements (AAR, OEM specifications) (an asset)

Skills – Abilities

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, SharePoint)
• Familiarity with document management systems (DMS)
• Ability to work both independently and as part of a team
• Ability to read and interpret technical documents (drawings, certificates, test reports)
• Strong organizational skills, with the ability to manage multiple tasks simultaneously while meeting deadlines
• Ability to complete documentation accurately, work autonomously, with attention to detail and rigor

Desired Qualities

• Rigor, precision, attention to detail, and strong organizational skills
• Autonomy, reliability, and sense of priorities
• Ability to work with multiple stakeholders (Production, Engineering, Quality, Procurement)
• Good judgment, analytical mindset, and professional communication
• Customer service orientation (internal and external)
• Adaptability: ability to adapt to changes in regulations, processes, or technologies, and support the team through these transitions