Gestionnaire, Services de bureau et soutien juridique, Canada /Workplace Services & Legal Support Manager, Canada

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Relevant de la gestionnaire principale, Amérique du Nord, la Gestionnaire des services de bureau et du soutien juridique pour le Canada sera responsable de superviser la prestation des services de bureau et de soutien juridique, pour assurer une offre de haute qualité et axée sur les clients, ainsi qu’une gestion stratégique et opérationnelle des membres de son équipe au quotidien. De plus, elle agira à titre de personne-ressource clé en ce qui a trait à l’excellence opérationnelle. En outre, elle devra directement superviser la mise en œuvre et la gestion d’une variété de fonctions et de processus administratifs, d’installations, d’activités de bureau, de plans liés à la capacité, et de politiques et de procédures sur la santé et la sécurité. Elle agira à titre de point de contact de l’organisation pour les prestataires de services et fournisseurs externes dans les bureaux de Clyde & Cie de la région.

La personne titulaire du poste devra chapeauter la structure canadienne de soutien juridique, en exerçant un rôle de supervision et en définissant une orientation précise. Elle devra aussi contribuer à la détermination des besoins en dotation et à l’élaboration de plans, de stratégies, de procédures et de programmes qui favorisent une prestation harmonisée et continue de services aux avocat·e·s et aux parajuristes.

Une présence de 3 jours par semaine au bureau est requise; le reste de la semaine en télétravail, si désiré.

Vos responsabilités

En raison de la structure pancanadienne et mondiale du cabinet d’avocats Clyde & Co, nos gestionnaires seront très fréquemment appelé·e·s à interagir en anglais dans le cadre de leurs fonctions. 

 Plus particulièrement et sans que cette liste ne soit exhaustive, nos gestionnaires devront être en mesure de superviser tant l’implantation de processus administratifs que la mise en place de politiques de conformité dans un environnement de travail entièrement bilingue. Pour ce faire, la personne titulaire du poste devra communiquer régulièrement avec nos bureaux situés en Amérique du Nord, ainsi qu’avec des fournisseurs externes dont la langue d’affaire est majoritairement l’anglais.

 Par ailleurs, compte tenu des fonctions de supervision et de mentorat associées à ce poste, nos gestionnaires devront effectuer des déplacements réguliers à l’échelle de l’Amérique du Nord (Canada et États-Unis), et avoir la capacité d’encadrer des équipes composées exclusivement de membres anglophones. L’ensemble de cette fonction requiert des compétences en anglais de niveau minimalement intermédiaire.

• Superviser les activités quotidiennes des Services de bureau et du Soutien juridique, et veiller à ce que tous les services soient fournis de façon efficiente et à ce qu’ils répondent aux normes organisationnelles.
• Gérer et diriger une équipe de membres sur place (chefs d’équipe du soutien juridique, adjoint·e·s à la pratique, parajuristes, coordonnateur·trice·s des services de bureau, gestionnaire de bureau), en leur offrant des lignes directrices et de la formation pour renforcer la qualité des services et le perfectionnement des membres du personnel.
• Élaborer et mettre en place des politiques et procédures relatives à la prestation des services de bureau et de soutien juridique, en conformité avec la réglementation et les pratiques exemplaires connexes.
• Cultiver de solides relations avec le personnel et les autres parties prenantes, en répondant aux préoccupations, en résolvant les problèmes et en assurant une haute qualité de satisfaction client.
• Tisser des relations et communiquer de façon proactive avec les avocat·e·s et les parajuristes pour connaître les exigences, les ententes sur le niveau de service (ENS) et les indicateurs de rendement clés (IRC) propres à chaque client, ainsi que pour assurer une gestion et une administration réussies des ressources de soutien aux groupes de pratiques.
• Veiller à ce que l’ensemble des mesures de contrôle et des processus sur les plans financier et budgétaire soient pris en charge et respectés, conformément aux politiques et procédures applicables du cabinet.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe Approvisionnement sur les contrats de groupe et contribuer aux négociations de contrat en vue de l’amélioration des relations avec les entrepreneurs et de l’obtention des meilleurs prix.
• Superviser et gérer les adjoint·e·s administratif·ve·s, créer des échéanciers, allouer des ressources et suivre les progrès vers l’atteinte des objectifs.
• Gérer les relations avec les entrepreneurs et les fournisseurs de services (nettoyage, entretien, poste, approvisionnement, etc.). S’assurer que le cabinet reçoit des services de haute qualité de façon rentable. 
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes responsables pour gérer les projets de mesure et de planification de la capacité des bureaux.
• Collaborer de près avec les autres équipes du cabinet afin de coordonner les services et de contribuer aux objectifs organisationnels, avec une communication harmonieuse.
• Participer au processus de recrutement et de sélection des membres d’équipe.
• Encadrer les membres d’équipe dans le processus de gestion du rendement en établissant des attentes claires et en veillant à ce qu’elles soient comprises, ainsi qu’en donnant régulièrement de la rétroaction sur le rendement par rapport à ces attentes. Prendre en charge le processus d’amélioration du rendement et constamment saisir les occasions de développement, selon les besoins.
• Passer en revue les processus et la prestation des services, en déployant des améliorations et de nouveaux services au besoin. Renforcer et gérer les services actuellement fournis et envisager de futures mises à jour en fonction de l’évolution des technologies et des besoins changeants de nos clients et de notre cabinet.
• Assurer la conformité totale des équipes à nos politiques et à nos procédures (relativement à la conformité, aux normes ISO, aux finances, etc.) et communiquer avec les équipes centrales au besoin.

Vos compétences et votre expérience

• Bilinguisme (français et anglais) : solides compétences en communication orale et écrite.
• Diplôme universitaire en administration ou en gestion, ou l’équivalent (ce qui pourrait correspondre à une combinaison de formations et d’expériences).
• Excellentes compétences en communication et capacité d’établir rapidement des relations de confiance avec les membres du personnel de tous les échelons.
• Expérience en gestion de services ou dans un rôle connexe, avec une connaissance approfondie des activités d’exploitation d’un bureau et des principes du service à la clientèle.
• Expérience pertinente minimale de 2 à 3 ans dans un rôle de gestion au sein d’un environnement de services juridiques ou professionnels.
• Sens de l’organisation, efficience et capacité d’établir des priorités, de gérer sa charge de travail et de travailler sans supervision.
• Expérience dans la gestion de multiples parties prenantes et capacité de mener des changements.
• Capacité d’organisation de priorités en conflit, attention aux problèmes potentiels et capacité de remettre en question des pratiques de travail.
• Capacité d’adopter les changements organisationnels.
• Capacité de faire preuve de confidentialité et de discrétion, de gérer les préoccupations adéquatement et d’y répondre efficacement.
• Capacité de diriger et de motiver les gens et d’assurer leur développement personnel.
• Souci du détail et attentes parmi les plus élevées envers la qualité.

Chez Clyde & Cie, nous croyons à l’importance de soutenir votre développement professionnel tout en vous offrant la flexibilité et les avantages dont vous avez besoin pour vous épanouir. Voici les avantages que nous offrons :

• Flexibilité de travail hybride – Tirez parti d’un parfait équilibre travail-vie personnelle, que ce soit à distance ou au bureau, pour la plupart des postes.
• Politique généreuse de congés – Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle.
• Régime complet de soins de santé – Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille.
• Assurance invalidité complète – Plan complet d’invalidité de courte durée et plan d’invalidité de longue durée bonifié.
• Primes de recommandation – Bénéficiez de primes avantageuses en recommandant des talents à notre équipe.
• Mentorat et développement de carrière – Bénéficiez d’un mentorat de qualité, de programmes de formation à l’international et d’un soutien au développement de carrière.
• Culture mobilisatrice – Prenez part à des événements sociaux stimulants, à des initiatives de bénévolat et de service communautaire, et profitez d’occasions de développement professionnel.
• Congé parental inclusif – Bénéficiez de six mois de congé parental entièrement rémunéré, sans égard au genre ou au chemin vers la parentalité.

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Reporting in the Senior Manager – North America, the Workplace Services & Legal Support Manager, Canada, will be responsible for overseeing successful delivery of a high-quality, client-focused workplace services and legal support services, through the strategic and operational day-to-day management of the team and will be the main point of contact for ensuring operational excellence.

They will be directly responsible for the implementation and ongoing management of various administrative functions and processes, facilities management, office operations, capacity planning, health and safety policy and procedures, and act as the organization's point person for outside vendors and service providers for their assigned Clyde and Co offices in the region.

This person will oversee the Canadian legal support structure, providing supervision and direction. The position will help identify staffing needs and plans, develop strategies, procedures, and programs to ensure consistent and seamless delivery to fee earners.

Working 3 days per week on site at the office is required; the rest of the week can be worked remotely if so desired.

Key Responsibilities

• Oversee the daily operations of workplace services and legal support, ensuring that all services are delivered efficiently and meet organizational standards.
• Manage and lead a team of onsite Workplace & Office Coordinators and Managers, Legal Support Team Leaders, Practice Administrators and Paralegals, providing guidance and training to enhance service quality and employee development.
• Develop and implement policies and procedures related to workplace services and legal support delivery ensuring compliance with regulations and best practices.
• Foster strong relationships with employees and stakeholders, addressing concerns, problem solving, and ensuring a high level of customer satisfaction.
• Develop relationships and proactively engage with the fee earners to understand client specific requirements/SLAs/KPIs, and to ensure the successful management and administration of practice area support.
• Ensure all financial and budget processes and controls are managed and adhered to in line with firm policies and procedures.
• Work closely with the procurement team with the procurement of bulk contracts and help drive contract negotiations to improve contractor relations and achieve best value
• Oversee and manage administrative assistants, create timelines, allocate resources, and monitor progress to meet objectives.
• Manage relationships with service providers, including cleaning, maintenance contractors, mail and supply vendors. Ensure the firm receives high-quality and cost-effective service. 
• Work closely with project teams to manage office sizing projects and capacity planning.
• Work closely with other departments to coordinate services and support organizational goals, ensuring seamless communication and collaboration across teams.
• Participate in the recruitment and selection process for the team members.
• Oversee the performance management of team members based on establishing clear expectations, ensuring understanding of these expectations, and providing regular feedback on performance against these expectations. Initiate performance improvement process and ongoing opportunities for development when required.
• Review processes and service provisions, introducing improvements/new services as appropriate; developing and managing the current services being provided as well as considering future changes in line with technology changes and the changing needs of our clients/the business
• Ensure full compliance by the teams of our policies and procedures (e.g. Compliance, ISO, Finance), engaging with central teams where appropriate.

Essential Skills & Experience

• Solid written and verbal communication skills in English and French.

• University diploma in administration and management (which could be an equivalent    combination of education and experience).

• Excellent communication skills with the ability to quickly establish credible relationships at all levels.
• Minimum relevant experience of 2-3 years in service management or a related role, with a strong understanding of workplace operations and customer service principles.
• Demonstrable experience of working in a management role in a legal or professional service environment.
• Organized, efficient and able to prioritize and manage own workload and work without supervision.
• Experience of managing multiple stakeholders and leading change.
• Ability to balance conflicting priorities, be alert to potential problems and challenge working practices.
• Strong oral and written communication skills.
• Ability to embrace organizational change.
• Confidential and discreet and able to appropriately ensure areas of concern are managed and resolved effectively.

At Clyde & Co, we believe in supporting your professional growth while ensuring you have the flexibility and benefits you need to thrive. Here’s what you can look forward to:

• Hybrid Work Flexibility – Enjoy a perfect balance between remote and in-office work for most positions.
• Generous Paid Time Off – Generous paid time off, holidays, plus an annual “wellbeing” day.
• Comprehensive Health Benefits – Medical, dental, and vision coverage for you and your family.
• Robust Disability Coverage – Comprehensive short-term and enhanced long-term disability plans.
• Referral Rewards – Earn generous bonuses for introducing talented colleagues to our team.
• Mentorship & Career Growth – Access strong mentorship, global training programs, and career development support.
• Engaging Culture – Participate in exciting social events, volunteer and community service initiatives, and professional development opportunities.
• Inclusive Parental Leave – Six months fully paid, for all parents regardless of gender or path to parenthood.

The salary range of $115,000 to $145,000 – depending on experience level and overall qualifications - reflects our firm’s reasonable expectation of pay at the time of posting in accordance with BC’s Pay Transparency Act and Ontario pay transparency requirements.

The Firm

When you work at Clyde & Co, you join a team of 500 partners, 2,400 lawyers, 3,200 legal professionals and 5,500 people in nearly 70 offices and associated offices worldwide. Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for both our clients and our firm. We work as one, excel with clients, celebrate difference and act boldly. We are committed to operating in a responsible way by progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the communities and clients it serves. We are devoted to providing an environment in which everyone can realise their potential, using its legal and professional skills to support its communities. We do this through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment, including through our commitment to the SBTi Net-Zero standard and the setting of ambitious emissions reduction targets.

Our Commitment

Clyde & Co is proud to be an equal opportunities employer. Our values encourage us to support fairness, celebrate diversity and prohibit all forms of discrimination in the workplace to allow everyone to excel at work. Therefore, we welcome and encourage all applications from suitably qualified individuals, regardless of background or identity. Learn more about our interview process.

A Note on Privacy

Please take a moment to read our privacy notice. This describes what personal information Clyde & Co (we) may hold about you, what it’s used for, how it’s obtained, your rights and how to contact us as a data subject.

If you are submitting a candidate as a Recruitment Agency Partner, it is an essential requirement and your responsibility to ensure that candidates applying to Clyde & Co are aware of this privacy notice.

This is the job description as constituted at present; however, Clyde & Co reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.