Job Description
Position Summary/Tổng quan vị trí:
The Operations Coordinator is an adaptable problem-solver who supports core administrative and operational needs to ensure smooth, efficient day-to-day operations. This role effectively communicates with team members, members, and customers across multiple platforms. The Operations Coordinator thrives in an office environment while performing administrative duties, supporting leaders, and contributing to local, chapter-focused events and promotional efforts. Success in this role requires strong prioritization, organization, and discretion to manage multiple competing demands in a fast-paced environment. Support for this role may come from the Operations Director/Manager or National Director depending on the team’s size and structure.
Vị trí Điều phối viên Vận hành (Operations Coordinator) là người có tư duy giải quyết vấn đề linh hoạt, chịu trách nhiệm hỗ trợ các vấn đề hành chính và vận hành cốt lõi nhằm đảm bảo các hoạt động thường nhật diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Vị trí này yêu cầu khả năng giao tiếp hiệu quả với các đồng nghiệp, Thành viên và khách hàng trên nhiều nền tảng khác nhau. Điều phối viên Vận hành phát huy tốt năng lực trong môi trường văn phòng khi thực hiện các nghiệp vụ hành chính, hỗ trợ ban lãnh đạo, đồng thời đóng góp vào các sự kiện cấp Chapter tại địa phương cũng như các hoạt động quảng bá. Để thành công ở vị trí này, ứng viên cần có kỹ năng tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên xuất sắc, cùng với sự thận trọng để xử lý nhiều yêu cầu công việc phát sinh cùng lúc trong một môi trường có nhịp độ cao.Tùy thuộc vào quy mô và cơ cấu của đội ngũ, vị trí này có thể nhận được sự hỗ trợ và quản lý trực tiếp từ Giám đốc/Quản lý Vận hành hoặc Giám đốc Quốc gia.
Roles and Responsibilities/Vai trò và trách nhiệm:
Administrative & Operational Support/Hỗ trợ Hành chính và Vận hành
- Provide high-quality administrative support to assigned leadership, ensuring smooth day-to-day operations and execution of priorities
Hỗ trợ hành chính một cách chuyên nghiệp cho Ban lãnh đạo được phân công, đảm bảo các hoạt động thường ngày diễn ra suôn sẻ và các mục tiêu ưu tiên được thực thi hiệu quả.
- Manage calendars, scheduling, correspondence, and document preparation, including letters, memos, reports, and presentations
Quản lý lịch trình, sắp xếp các cuộc họp, xử lý thông tin liên lạc và chuẩn bị tài liệu (bao gồm công văn, thông báo nội bộ, báo cáo và các bài thuyết trình).
- Coordinate travel, accommodations, and meeting logistics as assigned
Điều phối lịch trình công tác, nơi lưu trú và công tác hậu cần cho các cuộc họp theo phân công.
- Maintain organized systems for files, records, and operational documentation to support efficiency and compliance
Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, tệp tin và các tài liệu vận hành nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo tính tuân thủ.
Member, Director & Ambassador Support/Hỗ trợ Thành viên, Giám đốc và Đại sứ
- Support Members, Directors, and Ambassadors with operational needs, providing timely assistance and clear communication in BNI Connect and other tools
Hỗ trợ các Thành viên, Giám đốc và Đại sứ trong các công tác vận hành; đảm bảo việc hỗ trợ diễn ra kịp thời và trao đổi thông tin rõ ràng trên hệ thống BNI Connect cùng các công cụ khác.
- Provide first-level troubleshooting support for BNI Connect and other networking tools, escalating more complex issues when needed
Hỗ trợ xử lý sự cố bước đầu trên hệ thống BNI Connect và các nền tảng kết nối khác; chủ động chuyển tiếp các vấn đề phức tạp hơn lên bộ phận/cấp quản lý chuyên trách khi cần thiết.
- Respond to inquiries with professionalism, accuracy, and a service-oriented mindset
Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc một cách chuyên nghiệp, chính xác với tinh thần tận tâm phục vụ.
Data, Systems & Process Support/Hỗ trợ xử lý dữ liệu và hệ thống
- Maintain data accuracy across operational systems, including BNI Connect and other internal tools
Duy trì tính chính xác của dữ liệu trên toàn bộ các hệ thống vận hành, bao gồm BNI Connect và các công cụ nội bộ khác.
- Track timelines, deliverables, and follow-ups for assigned tasks and priorities
Theo dõi sát sao tiến độ, kết quả bàn giao và thực hiện các bước đôn đốc/bám sát đối với các nhiệm vụ và mục tiêu ưu tiên được phân công.
- Assist in documenting workflows and identifying opportunities to improve efficiency
Hỗ trợ hệ thống hóa/lập tài liệu cho các quy trình làm việc và chủ động nhận diện các giải pháp nhằm cải thiện hiệu suất vận hành.
Continuous Improvement/Cải tiến liên tục
- Support process improvement efforts by identifying gaps and implementing approved enhancements within assigned areas
Hỗ trợ các hoạt động cải tiến quy trình thông qua việc nhận diện các điểm thiếu sót và triển khai các giải pháp nâng cấp đã được phê duyệt trong phạm vi công việc được phân công.
- Any additional duties needed to help demonstrate our core values, drive our vision, and fulfill our mission.
Thực hiện các nhiệm vụ bổ sung khác nhằm góp phần lan tỏa các giá trị cốt lõi, thúc đẩy tầm nhìn và hiện thực hóa sứ mệnh của tổ chức.
Demonstrated Competencies/Yêu cầu năng lực:
- Customer Service/Kỹ năng chăm sóc khách hàng
- Organizational Skills/Kỹ năng tổ chức sắp xếp
- Self-Management/Kỹ năng tự quản lý
- Technical Proficiency/Thành thạo công nghệ
- Communication/Kỹ năng giao tiếp
- Problem Solving/Kỹ năng xử lý vấn đề
Required Qualifications/Yêu cầu Công việc:
- Two-year degree or equivalent experience
Tốt nghiệp Cao đẳng (chương trình 2 năm) hoặc có kinh nghiệm làm việc thực tế tương đương.
- One or more years of experience in an administrative role supporting senior leadership
Có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí hành chính, hỗ trợ Ban lãnh đạo cấp cao.
- Strong interpersonal and communication skills
Kỹ năng giao tiếp và tương tác cá nhân tốt.
- Ability to build relationships with key stakeholders
Khả năng xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan trọng yếu.
- Detail-oriented with strong time management skills
Tỉ mỉ, chú ý đến từng chi tiết và có kỹ năng quản lý thời gian nhạy bén.
- Ability to prioritize work in a fast-paced, changing environment
Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trong một môi trường nhịp độ cao và liên tục thay đổi.
- Demonstrates initiative, anticipates needs, and exercises sound judgment
Thể hiện sự chủ động, có khả năng lường trước/đón đầu các nhu cầu phát sinh và đưa ra những nhận định chuẩn xác.
- Maintains discretion and confidentiality
Đề cao tính thận trọng và bảo mật thông tin.
- Basic to intermediate proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
Sử dụng thành thạo từ mức độ cơ bản đến trung cấp bộ công cụ Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
Physical Demands and Working Conditions (Working Conditions apply globally. The Physical Demands section is included to meet U.S. regulatory expectations and may not apply to individuals located outside the United States.)
Sedentary work. Exerting up to 10 pounds of force occasionally and/or negligible amount of force frequently or constantly lift, carry, push, pull or otherwise move objects. Repetitive motion. Substantial movements (motions) of the wrists, hands, and/or fingers. The worker is required to have close visual acuity to perform an activity such as preparing and analyzing data and figures; transcribing; viewing a computer terminal; extensive reading.
This is a full-time position. This job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties or responsibilities that are required of the employee for this job. Duties, responsibilities, and activities may change at any time with or without notice.
An equal opportunity employer.