Manager en Passation de Marché

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Aperçu du poste

Sous la supervision de la Senior Operation Coordonator, et en étroite collaboration avec les chefs de projet et l'équipe procurement, le/la manager en passation de marchés sera responsable de toutes les activités liées à la passation des marchés des différents projets, notamment la planification des acquisitions ; la mise en œuvre des processus d'acquisition conformément aux procédures IRC et règles bailleurs, et la gestion des contrats. Il/elle sera chargé des tâches et responsabilités essentielles suivantes :

Principales responsabilités
A. De la programmation

Analyser les plans de passation de marché afin de répertorier toutes les acquisitions de biens, travaux et services nécessitant un appel d'offre et élaborer un planning de dates de préparation et d'approbation des appels d'offres, des consultations, d'évaluation des offres, d'approbation des propositions, d'attribution des marchés, de signature et de notification des marchés ;
Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions prévues dans l'Accord de financement des différents projets ;
Tenir un répertoire d'entreprises et consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations
d'intérêts.

Participer à l’élaboration et la mise en mise à jour de la stratégie d’approvisionnement annuelle en collaboration avec le SOC ou équivalent et les départements techniques

B. De la préparation des documents d'appels d'offres

Finaliser avec les équipes techniques (ou experts désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants ;
Elaborer les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions des acquisitions ou prestations prévues au Plan de Passation des marchés approuvé, suivant les modèles appropriés en vigueur, et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations requises.

C. De la passation des marchés

Préparer et faire publier les avis d'appel d'offres, avis à manifestation d'intérêts et avis de publication de résultats ou d'attribution de contrats conformément aux procédures en vigueur ;
Veiller à une large diffusion de ces avis en les faisant publier, si nécessaire dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion, les sites internet, etc. ;
Veiller à l'inscription à l'ordre du jour du comité d'approvisionnement, les étapes du processus
d'évaluation de la passation des marchés (ouverture des plis, évaluation des offres, visite de diligence et attribution des marchés) ;
Assister à toutes les séances d'ouverture et d'évaluation des offres ainsi qu'à toutes les séances
d'attribution des marchés ;
Veiller à la confidentialité des rapports d'évaluation des offres, et s'assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres du comité d'approvisionnement avant de requérir l'avis de non-objection éventuel avec le département de qualité assurance (QA) du siège à New York et des bailleurs si nécessaire ;
Préparer les projets de contrat et veiller à ce qu'ils soient validés et signés conformément aux dispositions pertinentes du manuel des procédures ;
S'assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission dans les délais requis à cet effet ;
Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus notamment les cas de fraude et corruption, de trafics d'influence, de conflits d'intérêts ou de délits d'initié.
D. De l'exécution des marchés
Veiller à ce que les fournisseurs perçoivent les avances de démarrage et autres paiements dans les délais, suivant les modalités de paiement inscrites dans le contrat ;
Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que la supervision de l'exécution des marchés soit faite suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
Organiser les comités de réception des biens, travaux et services de consultants, et s'assurer que ces biens, travaux et services sont conformes aux spécifications des marchés ou aux termes de référence des contrats ;

Prendre les mesures nécessaires pour que les biens soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;
Mettre en place un plan de suivi des contrats obtenus via le processus d'appel d'offre ;
Travailler pour lever les réserves en lien avec les exécutions des marchés et dans les délais prévus dans les contrats ;
Communiquer au management sur la situation d'exécution des marchés.
E. De la tenue de l'archivage
Organiser et tenir à jour l'archivage physique et électronique des dossiers de passation des marchés ;
Préparer les documents nécessaires pour les missions d'audit et de revue à posteriori.

F. De rapportage

Produire régulièrement des rapports sur les activités de passation des marchés : statut des achats, délais, économies réalisées, problèmes rencontrés

Identifier les risques liés aux processus d’acquisition (rupture fournisseur, dépendance fournisseur, conflits d’intérêts, hausse des prix, délais) et proposer des mesures de mitigation

Assurer le suivi de la performance des fournisseurs sous accords-cadres (qualité, délais, conformité contractuelle, évolution des prix)

G. Du rôle d'assistance et de conseils
Conseiller et assister le Coordonnateur supply chain ainsi que les autres membres de l'équipe sur toutes les questions liées aux procédures d'acquisition des biens, services et travaux;
Conseiller utilement le comité d'approvisionnement d'ouverture des plis, d'évaluation des offres et d'attribution des marchés sur les règles et procédures d'acquisition d'IRC et des bailleurs ;
Exécuter toutes autres tâches en rapport avec la passation des marchés pour l'atteinte des objectifs.

Principales relations de travail
Superviseur hiérarchique : Senior Operation Coordonator
Position sous supervision directe : N/A
Indirect reporting : N/A
 

Qualifications
Caractéristiques personnelles :
Avoir un sens élevé de l'intégrité et des aptitudes à travailler en équipe ;
Avoir le sens de l'organisation du travail et de l'anticipation ;
Avoir la capacité à travailler de manière autonome ;
Avoir le sens des relations humaines, des qualités d'écoute et de dialogue ;
Avoir un esprit d'initiative et de rigueur dans le traitement des dossiers.
Exigences du poste :
Être titulaire au moins d'un diplôme de niveau (BAC+4) ou d'un diplôme équivalent en ingénierie, acquisition, droit, gestion, commerce, logistique ou domaine connexe ;
Justifier d'au moins cinq (05) années d'expérience professionnelle pertinente en passation des marchés dont au moins trois (03) années d'expérience avec une ONG ;
Excellente connaissance des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédures de passation de marchés des ONG internationales ;
Avoir une connaissance de la règlementation du pays en matière de passation de marchés publics ;
Être apte à utiliser les applications standards de Microsoft Office ;
Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (parlé et écrit). La connaissance de l'anglais sera un atout ;
Avoir une bonne capacité d'analyse, de rédaction et de synthèse.

Les travailleurs d'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Standards for Professional Conduct qui sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l’égalité. Conformément à ces valeurs, IRC applique la politique de sauvegarde (protection des adultes et des enfants contre toute forme d'exploitation, d'abus et de harcèlement de la part du staff de l'IRC et ses associés), la politique de l'intégrité fiscale ainsi que la politique anti-représailles.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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