Chargé(e) d’évènements et associations “Student Life”

La direction de la Vie Etudiante (Student Life) est au cœur de la mission éducative d’HEC et incarne la volonté de l’institution de proposer un parcours d’apprentissage global, alliant excellence académique, préparation professionnelle et développement personnel. Ainsi, la direction de la Vie Etudiante soutient les étudiants dans leurs engagements, leurs initiatives et leur bien-être, contribuant ainsi à la formation de leaders responsables et épanouis. Elle regroupe 2 pôles : - - Pôle Activités Etudiantes avec le Sport, le Clubs Life Office et les Services aux étudiants - - Pôle Inclusion, Bien-être et Prévention Le pôle associatif évènementiel ou Clubs Life Office (CLO) est la division qui gère les associations étudiantes et encadre les évènements. Nous comptons, aujourd’hui, plus d’une centaine de Clubs sous plusieurs thématiques telles que professionnelles, humanitaires, internationales, civiques et artistiques… Vous travaillez sous la direction de la Responsable du Pôle Associatif et Evènementiel du « Clubs Life Office » et en étroite collaboration avec les différentes divisions du département. Missions Au sein du Clubs Life Office, le/la Chargé(e) de suivi évènementiel et associatif contribue à la qualité de l’expérience étudiante à travers l’accompagnement des associations étudiantes, le suivi des projets associatifs et l’encadrement des évènements organisés sur le campus. Accompagnement et suivi des clubs étudiants Être l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des étudiants tout au long de leur vie associative dans le cadre de leurs projets et évènements. Accompagner les clubs étudiants tout au long de leur cycle de vie (création, renouvellement, dissolution) en lien avec HPSU, en veillant au respect des valeurs et règlement intérieur d’HEC Paris. Assurer le suivi administratif des clubs : création et mise à jour des dossiers, mise à jour du guide des clubs, outils, procédures et reporting d’activité. Organiser et planifier les pitchs des clubs (présentation des projets et bilans d’activité). Encadrer les campagnes étudiantes : Bureau des Élèves (BDE) et Junior Entreprise (JE). Contribuer, avec le responsable du pôle, à l’amélioration de l’expérience étudiante au travers de la vie associative. Encadrement des évènements étudiants et gestion opérationnelle Assurer le suivi et la validation des évènements étudiants via les outils dédiés (notamment Airtable). Construire avec le responsable de pôle le planning évènementiel associatif et assurer son suivi Veiller au respect du cadre réglementaire légal et des règles internes HEC Paris relatives aux évènements étudiants, notamment sur les sujets liés à l’alcool, aux drogues et autres substances illicites. Coordonner les échanges avec les différentes équipes parties prenantes pour garantir la bonne organisation des évènements (sécurité, communication, logistique…) Assurer une présence terrain et veiller au bon déroulement opérationnel des principaux évènements étudiants. Certains évènements peuvent nécessiter une présence en soirée. Les horaires de travail sont adaptés en fonction Gérer les priorités opérationnelles quotidiennes liées à la vie des clubs. Participer à l’amélioration continue des process liés à la gestion des évènements, à l’encadrement des clubs et au suivi des projets associatifs. Budget, prévention et coordination transversale Assurer le suivi des subventions associatives ainsi que du budget Croix Blanche en lien avec la Responsable du pôle. Arbitrer et suivre les demandes de subventions des associations étudiantes et contribuer à la définition des critères d’attribution. Être le relai des actions de prévention et contribuer à la diffusion des informations et dispositifs auprès des associations étudiantes. Coordonner et suivre certains évènements institutionnels et étudiants (Welcome Day, Journées Portes Ouvertes, forums, etc.). Être le point de contact du pôle associatif pour certains sujets de communication : intranet, emailing, site internet, réseaux sociaux et projets transverses. Travailler en transversalité avec les différents départements d’HEC Paris afin d’assurer un accompagnement adapté des projets étudiants. Mission ponctuelle Contribuer à l’organisation et l’encadrement du Week-end d’Intégration (WEI).